Einstellungen zum Versand von E-Mails

Wenn du über das Einstellungs-Icon oben rechts -> E-Mail -> Einstellungen navigierst, kommst du zu den technischen Einstellungen für den E-Mail Versand. Die Einstellungen wirken erstmal sehr technisch und kompliziert. Der Artikel soll dich Schritt für Schritt durch diese führen.

Es gibt mehrere Wege, wie der Versand der E-Mails erfolgen kann. Der Versand kann ganz einfach über eine faktorly.cloud E-Mail Adresse erfolgen oder aber über eine geschäftliche E-Mail Adresse von deinem Unternehmen, was auf deine Kunden vertrauenswürdiger wirken kann. Wir zeigen dir beide Wege.

In faktorly Cloud enthaltene E-Mail Adresse benutzen

Dies ist der einfachste Weg und so voreingestellt. Wir erstellen dir bei der Installation deiner Instanz automatisch eine entsprechende E-Mail Adresse. Diese kannst du für den Versand der Rechnungen nutzen.

Diese E-Mail Adresse kannst du nicht ändern. Du kannst über „Absender Name“ lediglich den angezeigten Namen des E-Mail Absenders anpassen.

Eigene E-Mail Adresse verwenden

Wahrscheinlich hast du eine eigene E-Mail Adresse und vermutlich sogar eine eigene Domain für dein Business. In diesem Fall möchtest du wahrscheinlich diese E-Mail Adresse auch für den Versand deiner Rechnungen verwenden, um bei deinen Kunden einen einheitlichen Auftritt zu erreichen und Verwirrungen zu vermeiden.

In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten, wie der Versand erfolgen kann:

• Versand über SMTP: Dir liegen die SMTP Zugangsdaten deines Mailservers bzw. deines Providers vor. Der Versand erfolgt dann über diesen. Hierfür benötigst du SMTP Zugangsdaten.
• Versand über faktorly Mailserver. Wir versenden über einen unserer Mailserver die E-Mails in deinem Namen. Hierfür benötigst du DNS Zugangsdaten, um unseren Mailserver dazu zu autorisieren.

Verifikation deiner E-Mail Adresse:

Bevor wir uns für eine dieser Wege entscheiden, musst du deine E-Mail Adresse kurz verifizieren. Damit prüfen wir, dass du wirklich Besitzer der E-Mail Adresse bist und kein SPAM versendet wird.

Navigiere dazu kurz zum Reiter „Absender“ und füge anschließend über „+ Neu“ deine E-Mail Adresse hinzu. Du bekommst eine Bestätigungsmail. In dieser ist ein Link, über welchen du sie im Anschluss bestätigen musst.

Erledigt, du kannst nun wieder zum Reiter „Einstellungen“ zurück kehren.

Versand mit deiner E-Mail Adresse über SMTP

Zuerst benötigst du die SMTP Zugangsdaten für deinen Mailserver bzw. den Mailserver deines Providers. Diese kannst du dann, nachdem du E-Mail senden mit „SMTP (empfohlen)“ ausgewählt hast, unten eintragen.

Versand mit deiner E-Mail Adresse über faktorly Mailserver

Bei dieser Option erfolgt der Versand über faktorly Mailserver mit deiner E-Mail Adresse. Das ist technisch so erstmal möglich und in faktorly nur mit wenigen Einstellungen verbunden. Du musst bei E-Mail senden mit lediglich „Versand über faktorly Mailserver“ auswählen.

Autorisierung über SPF Record

Der faktorly Mailserver versendet nun E-Mails „in deinem Namen“. Für empfangende Mailserver kann das erstmal suspekt sein – möglicherweise werden diese E-Mails dann als SPAM eingeordnet. Um das zu verhindern, muss in den DNS Einträgen deiner Domain über den SPF Record eine Autorisierung vorgenommen werden. Einfach gesagt wird damit empfangenden Mailservern mitgeteilt, dass die betreffenden Mailserver von uns berechtigt sind, für deine Domain E-Mails zu versenden.

Du benötigst also Zugang zu den DNS Einträgen deiner Domain. Eventuell kann dir dein Provider dabei helfen. Wichtig ist hierbei aber, dass falsche DNS Einstellungen große Probleme erzeugen können, bis zur Nicht-Verfügbarkeit der Domain und E-Mails.

Wahrscheinlich hat deine Domain bereits einen SPF Record. Dieser müsste dann um um „include:_spf.faktorly.cloud“ erweitert werden. Beispiel:

Bisheriger Record:

v=spf1 ip4:192.168.100.1 mx -all

Neuer Record:

v=spf1 ip4:192.168.100.1 mx include:_spf.faktorly.cloud -all

Tiefere Informationen zu SPF Records findest du in unserem folgenden Artikel: SPF Records – technische Erklärung

So funktioniert es

Ganz einfach. Du findest das Suchfeld immer oben auf jeder Seite in unserer Software. Gib einen Suchbegriff ein – das kann alles sein, von einer Rechnungsnummer über einen Kundennamen bis hin zu einem Hilfeartikel. Im Anschluss durchsucht faktorly Quicksearch in Sekundenschnelle alle verfügbaren Daten. Die Ergebnisse werden dir im Anschluss nach Relevanz und Kategorie sortiert angezeigt, damit du schnell das findest, was du gesucht hast.

Schneller Zugriff auf häufig gesuchte Elemente

Wir wissen, dass einige Dinge häufiger gesucht werden als andere. Deshalb haben wir QuickSearch so optimiert, dass häufig gesuchte Elemente wie deine zuletzt bearbeiteten Dokumente, häufig kontaktierte Kunden oder bevorzugte Funktionen schneller und prominenter angezeigt werden. So sparst du noch mehr Zeit.

Zugriff auf Hilfe und Dokumentationen

Du kannst über die Suche auch unsere Dokumentation durchsuchen. Gib einfach die Funktion ein, zu welcher du gerne Infos hättest. Wenn es einen Artikel dazu gibt, wird dieser angezeigt.

Weitere Entwicklung

Der aktuelle Status soll noch nicht das Ende sein. Wir sind von einer Sache überzeugt: Software wird sich in den nächsten Jahren zunehmend intelligent am Nutzer orientieren und nicht der Nutzer an der Software. Wir möchten faktorly Cloud dahin weiterentwickeln, dass du der Software Befehle geben kannst anstatt zuerst in der Software den Weg zur entsprechenden Funktionalität suchen zu müssen. Dein Feedback ist hierbei wertvoll für uns. Also zögere nicht, uns zu sagen, was funktioniert und was für dich noch besser sein könnte.

Navigiere zu den entsprechenden Einstellungen, indem du über das Einstellungs-Icon oben rechts -> System-Einstellungen -> Rechnungen, Angebote und PDF zu diesen gelangst. Hier sind sehr viele Einstellungen, aber keine Angst, wir führen dich Schritt für Schritt durch.

Logo oder Briefpapier auf der Rechnung hinterlegen

Das wichtigste zuerst. Dein Logo oder das Briefpapier gibt der Rechnung schnell ein individuelles Aussehen. Gehe zum dritten Abschnitt, dort findest du die Möglichkeit ein Logo oder Briefpapier hochzuladen.

Du kannst eine Bilddatei (PNG, JPG, GIF) hochladen, um dein Logo zu ergänzen. Sofern du ein komplettes Briefpapier hast, kannst du dieses als PDF hochladen. Bitte beachte, dass einige komprimierte PDF Dateien nicht hierfür verwendet werden können. In diesem Fall bitte dein Briefpapier unkomprimiert als PDF speichern.

Vergiss danach nicht, auf den Speichern Button oben rechts zu klicken.

Sofern dein Logo noch nicht vorliegt, kannst du über „Aktuelle Datei entfernen“ unser Platzhalter Logo entfernen, dann sind deine Rechnungen neutral.

Rechnungslayout auswählen

Es gibt eine Reihe an Layouts für die Rechnung. Diese unterscheiden sich primär anhand der Außenabstände, um beispielsweise für dein Briefpapier entsprechend Platz zu lassen. In 90% der Fälle sollte das Standard-Layout passen. Diese sind:

• A4 Standard mit Logo (wenn du ein Logo hochgeladen hast)
• A4 für eigenes Briefpapier (wenn du ein Briefpapier hochgeladen hast)

Fußzeile und Absenderzeile der Rechnung

In der Fußzeile und im Adressfeld deiner Rechnung werden ebenfalls Daten gedruckt, welche du für dein Unternehmen anpassen solltest. Scrolle hierzu etwas nach unten, um zu den beiden Einstellungssegmenten zu kommen:

Hier kannst du die entsprechenden Informationen anpassen. Diese werden auf allen Dokumenten (Rechnung, Angebot, Brief) aufgedruckt – außer du verwendest ein eigenes Briefpapier.

Die Fußzeile hat bis zu 4 Spalten. Du musst nicht alle befüllen. Es ist auch möglich, nur drei Spalten zu verwenden. Unsere Software druckt diese dann jeweils etwas größer, sodass die volle Breite aufgefüllt wird.

Kontobewegungen von deiner Bank exportieren

Zunächst müssen die Daten von deiner Bank exportiert werden. Im Online-Banking werden im Regelfall diverse Formate zum Download angeboten. Die am häufigsten verbreiteten Formate sind:

• camt Format (Banken-Branchenformat)
• MT940 (Banken-Branchenformat)
• CSV

Bei den beiden ersten Formaten handelt es sich um speziell für den Austausch von Banktransaktionen entwickelte Formate. Die CSV Exporte können sich von Bank zu Bank unterscheiden, da es keine Vorgaben zum Aufbau der Tabelle bzw. der Reihenfolgen der Spalten gibt.

Damit die die Daten später in unserer Software importieren kannst, musst du diese zunächst lokal bei dir speichern.

Kontobewegungen in faktorly importieren

Der Weg, wie du die Daten in faktorly importieren kannst, unterscheidet sich abhängig vom Format, in welchem du die Daten bei deiner Bank herunterladen konntest.

Die wichtigste Unterscheidung ist hierbei, ob es eines der „Bankformate“ camt oder MT940 ist: Bei diesen kannst du die Datei einfach bei deiner Bank exportieren und in faktorly Buchhaltung importieren. Bei den CSV Dateien musst du beim Import zunächst angeben, welche Information in welcher Spalte zu finden ist.

Bankkonto anlegen – sofern noch nicht erledigt

Damit du die Kontobewegungen importieren kannst, musst du zunächst ein Bankkonto in faktorly Buchhaltung anlegen. Gehe hierzu über Zahlungsverkehr -> Bankkonten -> Neu und gebe die gewünschten Informationen ein.

Import von bankenspezifischen Formaten – camt und MT940

Nachdem du über Zahlungsverkehr -> Bankkonten -> Kontobewegungen importieren zum Upload Formular navigiert hast, kannst du dort einfach für das gewünschte Konto die Buchungen importieren. Wähle hierzu einfach das Konto und die lokale Datei von deinem PC aus.

Import von Kontobewegungen im CSV Format

Sofern deine Kontobewegungen im CSV Format vorliegen, kommt noch ein weiterer Schritt dazu: Die Reihenfolge der Spalten mit den Informationen ist nicht fest vorgegeben. Das Format kann sich damit je nach Bank unterscheiden. Daher musst du faktorly Buchhaltung beim ersten Hochladen der CSV Datei mitteilen, welche Information sich in welcher Spalte befindet. Für den nächsten Upload speichert die Software diese Informationen, sodass du die Angaben beim nächsten Upload nicht mehr machen musst.

Nachdem du die CSV Datei von deiner Bank heruntergeladen hast, öffne Sie am besten mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (Microsoft Excel, Google Sheets, o.ä.). Dort kannst du dann nachsehen, in welcher Spalte sich z.B. das Buchungsdatum oder der Betrag befindet. Diese Informationen musst du im beim ersten Importieren mit angeben.

Navigiere zum Hochladen der Datei über Zahlungsverkehr -> Bankkonten -> Kontoumsätze aktualisieren und wähle bei Datenformat „CSV“ aus. Du siehst dann folgende Liste:

Wähle nun hier jeweils die entsprechende Spalte aus, in welcher sich die gewünschte Information befindet. Wenn also das Buchungsdatum in der ersten Spalte wäre, dann wähle Spalte A. Wenn es wie in unserem Beispiel in der 5. Spalte ist, wähle Spalte E.

Kontobewegungen einem Beleg oder einer Rechnung zuordnen

Nachdem nun die Kontobewegungen importiert sind, sollen diese einer Rechnung bzw. einer Eingangsrechnung zugeordnet werden. Soweit möglich, ermittelt faktorly Buchhaltung eine zugehörige Buchung automatisch und macht einen entsprechenden Vorschlag zur Zuordnung.

Sofern keine Zuordnung erfolgen kann, besteht die Möglichkeit, manuell einer bestehenden Rechnung zuzuordnen, eine Rechnung manuell zu erstellen oder diese über den intelligenten Belegimport zu importieren. Diese drei Möglichkeiten möchten wir dir hier kurz beschreiben.

Unterscheidung zwischen eingehenden und ausgehenden Zahlungen: Die offenen Kontobewegungen kannst du über Zahlungsverkehr -> Zahlungen zuordnen jeweils einer Rechnung bzw. einer Eingangsrechnung eines Lieferanten zuordnen. Es Du kannst links wählen, ob du Zahlungseingänge oder Zahlungsausgänge zuordnen möchtest. Der Zähler gibt jeweils an, wie viele Zahlungen noch nicht zugeordnet sind.

Existierenden Beleg zuordnen

Wenn zur Kontobewegung schon ein Beleg existiert, geht es leicht. In vielen Fällen erfolgt bereits auf Basis der Rechnungsnummer eine automatische Zuordnung. Diese musst du nur noch prüfen und bestätigen.

Sofern du die Zuordnung ändern möchtest oder keine automatische Zuordnung erfolgen konnte, wähle einfach bei Rechnung die richtige Rechnung aus. Du kannst in diesem Feld die offenen Rechnungen durchsuchen. Sofern die gewünschte Rechnung nicht angezeigt wird, prüfe ggf. den Status dieser.

Rechnung ist noch nicht angelegt – Beleg manuell erstellen oder automatisch importieren

Zu deiner Kontobewegung ist noch kein Beleg in faktorly Buchhaltung erfasst? Kein Problem. Du kannst diesen direkt aus der Zuordnung heraus anlegen.

Automatischer Belegimport

Über den automatischen Belegimport kannst du einfach eine PDF Rechnung von deinem Lieferanten hochladen. Das System versucht die Daten automatisch mit einer intelligenten Texterkennung oder auf Basis einer enthaltenen E-Rechnung auszulesen. Du musst diese dann im folgenden Schritt noch prüfen und bestätigen. Nachdem du den Beleg erfasst hast, führt dich das System zurück zur Zuordnung, sodass du den gerade erstellten Beleg der Kontobewegung zuordnen kannst.

Rechnung manuell erstellen

Hier kannst du manuell eine Eingangsrechnung von deinem Lieferanten erfassen oder eine Rechnung für deinen Kunden erstellen. Wähle den Kunden bzw. Lieferanten entsprechend aus der Liste und erfasse wie gewohnt die Positionen. Nachdem die Rechnung erstellt wurde, führt dich das System wieder zur Zuordnung.