Was ist eine Rückstellung?

Manchmal sind Kosten (wie in unserem Fall Steuern) vorhersehbar und werden mit hoher Wahrscheinlichkeit in der Zukunft eintreten, sind dies aber zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht. Wenn wir diese bis dahin gänzlich ignorieren, wird das ein falsches Bild von der finanziellen Situation hinterlassen. Die Bilanz würde nicht mehr die tatsächlichen Verpflichtungen abbilden. Um dies richtig abzubilden, werden Rückstellungen gebildet. Einige Häufige Arten von Rückstellungen sind die folgenden:

Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten: Wird gebildet, wenn das Unternehmen eine Verbindlichkeit erwartet, deren genauer Betrag und/oder Fälligkeitsdatum noch unklar ist. Beispiele dafür sind Rechtsstreitigkeiten oder Garantieverpflichtungen.

Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften: Diese werden gebildet, wenn aus einem laufenden Geschäft ein Verlust erwartet wird, beispielsweise aus einem Kaufvertrag, bei dem die Kosten der Vertragserfüllung voraussichtlich die Erträge übersteigen werden.

Pensionsrückstellungen

Instandhaltungsrückstellungen: Hierbei geht es um Rückstellungen für notwendige, aber noch nicht durchgeführte Instandhaltungsarbeiten, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden müssen.

Aufwandsrückstellungen: Diese werden für innerhalb eines Geschäftsjahres anfallende Aufwendungen gebildet, die erst in einem folgenden Geschäftsjahr zu Ausgaben führen.

Steuer-Rückstellungen: Werden insbesondere für die Körperschafts- und Gewerbesteuer gebildet. Hierauf gehen wir in diesem Artikel noch weiter ein.

Bildung von Rückstellung für Körperschafts- und Gewerbesteuer in SKR03 und SKR04

Die Körperschafts- und Gewerbesteuer wird erst im Folgejahr bezahlt. Dennoch wird sie dem Unternehmen nicht mehr zur Verfügung stehen. Daher soll eine Rückstellung gebildet werden. Wir erklären, wie diese in SKR03 und SKR04 gebucht werden:

Buchungssätze für die Rückstellung der Gewerbesteuer

§ 4 Abs. 5b EStG

Die Gewerbesteuer und darauf entfallende Nebenleistungen sind keine Betriebsausgaben.

Durch die Einführung des Unternehmensteuerreformgesetzes 2008 wurde der Abzug der Gewerbesteuer als Betriebsausgabe abgeschafft. In der Handelsbilanz gilt der Gewerbesteueraufwand jedoch weiterhin als Betriebsausgabe. Trotz des Verbots des Abzugs müssen in der Steuerbilanz Rückstellungen für Gewerbesteuer gebildet werden. Die Auswirkungen auf den Gewinn sind außerhalb der Bilanz zu neutralisieren.

Buchungssätze für die Rückstellung der Körperschaftssteuer und des Solidaritätszuschlags

Auflösung der Rückstellungen

Die Rückstellung soll natürlich nicht ewig verbleiben, sondern bei der Zahlung oder dem Wegfall des Grundes für die Rückstellung aufgelöst werden.

Es gibt drei Szenarien für die Auflösung von Rückstellungen:

1. Die Rückstellung entspricht genau dem tatsächlichen Aufwand. Die Rückstellung wird vollständig aufgebraucht bzw. bei der Zahlung verbucht.
2. Die Rückstellung ist geringer als der tatsächliche Aufwand. Die Rückstellung wird voll ausgeschöpft und der darüber hinausgehende Aufwand wird zusätzlich verbucht.
3. Die Rückstellung übersteigt den tatsächlichen Aufwand. Die Rückstellung wird bis zur Höhe des tatsächlichen Aufwands genutzt und der überschüssige Betrag wird erfolgswirksam aufgelöst.

Buchung der Zahlung:

Die Zahlung wird von der Rückstellung auf das entsprechende Bankkonto oder Kasse gebucht.

Sofern die Rückstellung nicht genau dem Betrag entspricht, können entsprechende Erträge aus der Auflösung der Steuerrückstellung auf folgende Konten gebucht werden:

Einstellungen zum Versand von E-Mails

Wenn du über das Einstellungs-Icon oben rechts -> E-Mail -> Einstellungen navigierst, kommst du zu den technischen Einstellungen für den E-Mail Versand. Die Einstellungen wirken erstmal sehr technisch und kompliziert. Der Artikel soll dich Schritt für Schritt durch diese führen.

Es gibt mehrere Wege, wie der Versand der E-Mails erfolgen kann. Der Versand kann ganz einfach über eine faktorly.cloud E-Mail Adresse erfolgen oder aber über eine geschäftliche E-Mail Adresse von deinem Unternehmen, was auf deine Kunden vertrauenswürdiger wirken kann. Wir zeigen dir beide Wege.

In faktorly Cloud enthaltene E-Mail Adresse benutzen

Dies ist der einfachste Weg und so voreingestellt. Wir erstellen dir bei der Installation deiner Instanz automatisch eine entsprechende E-Mail Adresse. Diese kannst du für den Versand der Rechnungen nutzen.

Diese E-Mail Adresse kannst du nicht ändern. Du kannst über „Absender Name“ lediglich den angezeigten Namen des E-Mail Absenders anpassen.

Eigene E-Mail Adresse verwenden

Wahrscheinlich hast du eine eigene E-Mail Adresse und vermutlich sogar eine eigene Domain für dein Business. In diesem Fall möchtest du wahrscheinlich diese E-Mail Adresse auch für den Versand deiner Rechnungen verwenden, um bei deinen Kunden einen einheitlichen Auftritt zu erreichen und Verwirrungen zu vermeiden.

In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten, wie der Versand erfolgen kann:

• Versand über SMTP: Dir liegen die SMTP Zugangsdaten deines Mailservers bzw. deines Providers vor. Der Versand erfolgt dann über diesen. Hierfür benötigst du SMTP Zugangsdaten.
• Versand über faktorly Mailserver. Wir versenden über einen unserer Mailserver die E-Mails in deinem Namen. Hierfür benötigst du DNS Zugangsdaten, um unseren Mailserver dazu zu autorisieren.

Verifikation deiner E-Mail Adresse:

Bevor wir uns für eine dieser Wege entscheiden, musst du deine E-Mail Adresse kurz verifizieren. Damit prüfen wir, dass du wirklich Besitzer der E-Mail Adresse bist und kein SPAM versendet wird.

Navigiere dazu kurz zum Reiter „Absender“ und füge anschließend über „+ Neu“ deine E-Mail Adresse hinzu. Du bekommst eine Bestätigungsmail. In dieser ist ein Link, über welchen du sie im Anschluss bestätigen musst.

Erledigt, du kannst nun wieder zum Reiter „Einstellungen“ zurück kehren.

Versand mit deiner E-Mail Adresse über SMTP

Zuerst benötigst du die SMTP Zugangsdaten für deinen Mailserver bzw. den Mailserver deines Providers. Diese kannst du dann, nachdem du E-Mail senden mit „SMTP (empfohlen)“ ausgewählt hast, unten eintragen.

Versand mit deiner E-Mail Adresse über faktorly Mailserver

Bei dieser Option erfolgt der Versand über faktorly Mailserver mit deiner E-Mail Adresse. Das ist technisch so erstmal möglich und in faktorly nur mit wenigen Einstellungen verbunden. Du musst bei E-Mail senden mit lediglich „Versand über faktorly Mailserver“ auswählen.

Autorisierung über SPF Record

Der faktorly Mailserver versendet nun E-Mails „in deinem Namen“. Für empfangende Mailserver kann das erstmal suspekt sein – möglicherweise werden diese E-Mails dann als SPAM eingeordnet. Um das zu verhindern, muss in den DNS Einträgen deiner Domain über den SPF Record eine Autorisierung vorgenommen werden. Einfach gesagt wird damit empfangenden Mailservern mitgeteilt, dass die betreffenden Mailserver von uns berechtigt sind, für deine Domain E-Mails zu versenden.

Du benötigst also Zugang zu den DNS Einträgen deiner Domain. Eventuell kann dir dein Provider dabei helfen. Wichtig ist hierbei aber, dass falsche DNS Einstellungen große Probleme erzeugen können, bis zur Nicht-Verfügbarkeit der Domain und E-Mails.

Wahrscheinlich hat deine Domain bereits einen SPF Record. Dieser müsste dann um um „include:_spf.faktorly.cloud“ erweitert werden. Beispiel:

Bisheriger Record:

v=spf1 ip4:192.168.100.1 mx -all

Neuer Record:

v=spf1 ip4:192.168.100.1 mx include:_spf.faktorly.cloud -all

Tiefere Informationen zu SPF Records findest du in unserem folgenden Artikel: SPF Records – technische Erklärung

So funktioniert es

Ganz einfach. Du findest das Suchfeld immer oben auf jeder Seite in unserer Software. Gib einen Suchbegriff ein – das kann alles sein, von einer Rechnungsnummer über einen Kundennamen bis hin zu einem Hilfeartikel. Im Anschluss durchsucht faktorly Quicksearch in Sekundenschnelle alle verfügbaren Daten. Die Ergebnisse werden dir im Anschluss nach Relevanz und Kategorie sortiert angezeigt, damit du schnell das findest, was du gesucht hast.

Schneller Zugriff auf häufig gesuchte Elemente

Wir wissen, dass einige Dinge häufiger gesucht werden als andere. Deshalb haben wir QuickSearch so optimiert, dass häufig gesuchte Elemente wie deine zuletzt bearbeiteten Dokumente, häufig kontaktierte Kunden oder bevorzugte Funktionen schneller und prominenter angezeigt werden. So sparst du noch mehr Zeit.

Zugriff auf Hilfe und Dokumentationen

Du kannst über die Suche auch unsere Dokumentation durchsuchen. Gib einfach die Funktion ein, zu welcher du gerne Infos hättest. Wenn es einen Artikel dazu gibt, wird dieser angezeigt.

Weitere Entwicklung

Der aktuelle Status soll noch nicht das Ende sein. Wir sind von einer Sache überzeugt: Software wird sich in den nächsten Jahren zunehmend intelligent am Nutzer orientieren und nicht der Nutzer an der Software. Wir möchten faktorly Cloud dahin weiterentwickeln, dass du der Software Befehle geben kannst anstatt zuerst in der Software den Weg zur entsprechenden Funktionalität suchen zu müssen. Dein Feedback ist hierbei wertvoll für uns. Also zögere nicht, uns zu sagen, was funktioniert und was für dich noch besser sein könnte.

Navigiere zu den entsprechenden Einstellungen, indem du über das Einstellungs-Icon oben rechts -> System-Einstellungen -> Rechnungen, Angebote und PDF zu diesen gelangst. Hier sind sehr viele Einstellungen, aber keine Angst, wir führen dich Schritt für Schritt durch.

Logo oder Briefpapier auf der Rechnung hinterlegen

Das wichtigste zuerst. Dein Logo oder das Briefpapier gibt der Rechnung schnell ein individuelles Aussehen. Gehe zum dritten Abschnitt, dort findest du die Möglichkeit ein Logo oder Briefpapier hochzuladen.

Du kannst eine Bilddatei (PNG, JPG, GIF) hochladen, um dein Logo zu ergänzen. Sofern du ein komplettes Briefpapier hast, kannst du dieses als PDF hochladen. Bitte beachte, dass einige komprimierte PDF Dateien nicht hierfür verwendet werden können. In diesem Fall bitte dein Briefpapier unkomprimiert als PDF speichern.

Vergiss danach nicht, auf den Speichern Button oben rechts zu klicken.

Sofern dein Logo noch nicht vorliegt, kannst du über „Aktuelle Datei entfernen“ unser Platzhalter Logo entfernen, dann sind deine Rechnungen neutral.

Rechnungslayout auswählen

Es gibt eine Reihe an Layouts für die Rechnung. Diese unterscheiden sich primär anhand der Außenabstände, um beispielsweise für dein Briefpapier entsprechend Platz zu lassen. In 90% der Fälle sollte das Standard-Layout passen. Diese sind:

• A4 Standard mit Logo (wenn du ein Logo hochgeladen hast)
• A4 für eigenes Briefpapier (wenn du ein Briefpapier hochgeladen hast)

Fußzeile und Absenderzeile der Rechnung

In der Fußzeile und im Adressfeld deiner Rechnung werden ebenfalls Daten gedruckt, welche du für dein Unternehmen anpassen solltest. Scrolle hierzu etwas nach unten, um zu den beiden Einstellungssegmenten zu kommen:

Hier kannst du die entsprechenden Informationen anpassen. Diese werden auf allen Dokumenten (Rechnung, Angebot, Brief) aufgedruckt – außer du verwendest ein eigenes Briefpapier.

Die Fußzeile hat bis zu 4 Spalten. Du musst nicht alle befüllen. Es ist auch möglich, nur drei Spalten zu verwenden. Unsere Software druckt diese dann jeweils etwas größer, sodass die volle Breite aufgefüllt wird.

Was bedeutet E-Rechnung?

Mit E-Rechnung bzw. elektronischer Rechnung ist hier nicht gemeint, dass diese einfach digital (z.B. als PDF) versenden werden muss. Vielmehr handelt es sich bei der E-Rechnung um eine strukturierte Datenform, die maschinell lesbar ist und direkt in die Buchhaltungssoftware des Empfängers eingelesen und verarbeitet werden kann. Beispiele dafür sind ZUGFeRD, XRechnung oder EDIFACT.

Wir erklären dir im folgenden genauer, was es damit auf sich hat und wie du E-Rechnungen erstellen oder empfangen kannst.

Pflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich ab 01.01.2025

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Einführung der-Rechnung beschlossen. Im ersten Schritt ist damit im B2B-Geschäftsverkehr der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung zu ermöglichen. Das gilt vorerst für im Inland steuerbare Umsätze. Für die weiteren Schritte gibt es einige Übergangsfristen bis 2028.

Warum kommt die verpflichtende E-Rechnung?

Zusammengefasst soll mit der elektronischen Rechnung die Digitalisierung vorangetrieben werden und Steuerbetrug bekämpft werden.

Deutschland folgt mit dem Wachstumschancengesetz dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer. Die E-Rechnung kann auch als erster Schritt für ein digitales Meldesystem auf Basis von elektronischen Rechnungen sein. Dieses sieht die ViDa-initiative der Europäischen Kommission vor. In Vorbereitung auf das geplante Meldesystem wurde im ersten Schritt die E-Rechnung beschlossen. So können die Unternehmen bereits die notwendige Software einführen, um valide E-Rechnungen zu erzeugen.

Der Zeitrahmen für das digitale Meldesystem steht noch nicht abschließend fest. Der Zeitplan der EU sieht eine Umsetzung bis 2028 vor – mittlerweile ist aber eine Verschiebung auf 2030 oder sogar 2032 in der Diskussion.

Ab wann gilt das?

Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen

Die darüber hinausgehende generelle Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 01.01.2025 – hat aber Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller bis 2027 vorgesehen.

Übergangsregelungen bis Ende 2026

• Rechnungsaussteller dürfen für inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen sonstige Rechnungen versenden, das bedeutet Papierrechnungen, einfache PDF Dateien oder elektronische Daten die nicht der Vorgabe entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig.
• Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist für diese aber erforderlich

Übergangsregelungen bis Ende 2027

• Für Rechnungsaussteller mit weniger als 800.000€ Umsatz im Vorjahr gelten die selben Regelungen wie bis Ende 2026.
• EDI-Formate abseits der EN 16931

Wichtig: Die vorgesehene Übergangsregelung (§ 27 Abs. 39 UStG-E) betrifft nur die Ausstellung von Rechnungen. Wenn der leistende Unternehmer eine E-Rechnung ausstellt, muss der Rechnungsempfänger diese auch entgegennehmen.

Welche Formate gibt es bei E-Rechnungen und wie erstelle ich diese?

Wir haben weiter oben schon beschrieben, dass ein digitales Dokument (z.B. in Form einer PDF Datei, welche per E-Mail verschickt wird) noch keine E-Rechnung im Sinne der Anforderungen nach EN 16931 ist. Diese erfordert ein strukturiertes Format, welches „maschinenlesbar“ ist und damit von der Software des Rechnungsempfängers einfach importiert werden kann.

Ein einfaches Bild oder eine PDF Datei, die mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurde, erfüllt das in der Regel noch nicht. Der Grund ist einfach: Es gibt keine Vorgabe, wo die Informationen auf dieser stehen. Zum Beispiel Rechnungsnummer kann sich oben links, oben rechts oder an einer völlig anderen Stelle befinden. Das lässt sich auf alle weiteren Informationen übertragen. Zwar können diese inzwischen auch mit Texterkennung und KI ausgelesen werden, es bleibt aber ein gewisser Interpretationsspielraum, sodass die Vorgabe strukturierte Datensätze vorsieht. Diese sind dann aber für das menschliche Auge schwerer lesbar, da ihr Fokus auf der Verarbeitung durch Maschinen liegt. Beispiele dazu findest du unten.

XRechnung

Dieser Standard wurde speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt. Die Rechnungsdaten werden hier im XML-Format dargestellt. Dieses ist wie oben erwähnt für Software sehr gut zu importieren, für Menschen aber schwerer lesbar.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:cen.eu:en16931:2017"
         xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"
         xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2">
    <cbc:ID>INV-2023-0001</cbc:ID>
    <cbc:IssueDate>2023-08-27</cbc:IssueDate>
    <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
    <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>

    <cac:AccountingSupplierParty>
        <cac:Party>
            <cac:PartyName>
                <cbc:Name>Musterfirma GmbH</cbc:Name>
            </cac:PartyName>
            <cac:PostalAddress>
                <cbc:StreetName>Beispielstraße</cbc:StreetName>
                <cbc:CityName>Berlin</cbc:CityName>
                <cbc:PostalZone>10115</cbc:PostalZone>
                <cbc:Country>
                    <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
                </cbc:Country>
            </cac:PostalAddress>
            <cac:PartyTaxScheme>
                <cbc:CompanyID>DE123456789</cbc:CompanyID>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:PartyTaxScheme>
        </cac:Party>
    </cac:AccountingSupplierParty>

    <cac:AccountingCustomerParty>
        <cac:Party>
            <cac:PartyName>
                <cbc:Name>Kundenfirma AG</cbc:Name>
            </cac:PartyName>
            <cac:PostalAddress>
                <cbc:StreetName>Kundenstraße</cbc:StreetName>
                <cbc:CityName>Hamburg</cbc:CityName>
                <cbc:PostalZone>20095</cbc:PostalZone>
                <cbc:Country>
                    <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
                </cbc:Country>
            </cac:PostalAddress>
            <cac:PartyTaxScheme>
                <cbc:CompanyID>DE987654321</cbc:CompanyID>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:PartyTaxScheme>
        </cac:Party>
    </cac:AccountingCustomerParty>

    <cac:PaymentMeans>
        <cbc:PaymentMeansCode>30</cbc:PaymentMeansCode>
        <cbc:PaymentDueDate>2023-09-26</cbc:PaymentDueDate>
        <cac:PayeeFinancialAccount>
            <cbc:ID>DE12345678901234567890</cbc:ID>
            <cbc:Name>Musterfirma GmbH</cbc:Name>
            <cac:FinancialInstitutionBranch>
                <cbc:ID>GENODEF1P01</cbc:ID>
            </cac:FinancialInstitutionBranch>
        </cac:PayeeFinancialAccount>
    </cac:PaymentMeans>

    <cac:TaxTotal>
        <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">19.00</cbc:TaxAmount>
        <cac:TaxSubtotal>
            <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:TaxableAmount>
            <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">19.00</cbc:TaxAmount>
            <cac:TaxCategory>
                <cbc:ID>S</cbc:ID>
                <cbc:Percent>19.00</cbc:Percent>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:TaxCategory>
        </cac:TaxSubtotal>
    </cac:TaxTotal>

    <cac:LegalMonetaryTotal>
        <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:LineExtensionAmount>
        <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
        <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">119.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
        <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">119.00</cbc:PayableAmount>
    </cac:LegalMonetaryTotal>

    <cac:InvoiceLine>
        <cbc:ID>1</cbc:ID>
        <cbc:InvoicedQuantity unitCode="C62">1</cbc:InvoicedQuantity>
        <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:LineExtensionAmount>
        <cac:Item>
            <cbc:Name>Beratungsdienstleistung</cbc:Name>
        </cac:Item>
        <cac:Price>
            <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:PriceAmount>
        </cac:Price>
    </cac:InvoiceLine>

</Invoice>

ZUGFeRD

Das ZUGFeRD Format verbindet ein maschinenlesbares XML-File mit einem für Menschen lesbarem PDF. Es gibt also einen XML-Teil der Rechnung, welcher von Software gut verarbeitet werden kann und ein visuelles PDF für den menschlichen Leser. Für den Nutzer sieht die Datei wie ein „normales PDF“ aus. Aus unserer Sicht ist es damit das perfekte Format, welches wir auch in faktorly Buchhaltung implementiert haben.

Daraus ergibt sich auch der größte Vorteil von diesem hybriden Format: Selbst, wenn der Empfänger noch keine E-Rechnung verarbeiten kann, kann er sich die Rechnung ansehen und die Verbuchung und Bezahlung analog vornehmen.

EDI

EDI (Electronic Data Interchange) ist ein standardisierter elektronischer Austausch von Geschäftsdaten zwischen Unternehmen, der es ermöglicht, Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine automatisch und ohne manuelle Eingriffe zwischen verschiedenen IT-Systemen zu übertragen.
Dieser benötigt aber einige Vorarbeiten: Es muss ein Format geklärt werden, das Protokoll und die Verbindung muss bestimmt werden. Diese Form ist aktuell gerade bei größeren Unternehmen relativ verbreitet. Je nach Format kann es aber sein, dass die Rechnung nicht der Norm EN 16931 entspricht.

Buchhaltungssoftware zu Erstellen und Verarbeiten von E-Rechnungen

Am einfachsten geht die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen natürlich mit einer dafür geeigneten Buchhaltungssoftware. Wenn deine Buchhaltungssoftware dies unterstützt, ist das schon der erste Schritt.

Wenn du deine Rechnungen bisher mit Word oder Excel geschrieben und einfach als PDF exportiert hast, besteht Handlungsbedarf. Das manuelle Erstellen und Auslesen der strukturierten Daten ist sehr mühselig, wie du dir nach dem obigen Beispiel sicher vorstellen kannst.

Aus unserer Sicht führt hier kein Weg an einem professionellen Rechnungsprogramm vorbei, welches Rechnungen im vorgegebenem Format erstellen und auch erhaltene Rechnungen importieren kann.

Wichtig ist nämlich insbesondere der Empfang: Hierfür gibt es keine Übergangsfrist. Wenn ab dem 01.01.2025 ein Lieferant eine entsprechende elektronische Rechnung schickt, muss der Empfänger diese verarbeiten können.

Kontobewegungen von deiner Bank exportieren

Zunächst müssen die Daten von deiner Bank exportiert werden. Im Online-Banking werden im Regelfall diverse Formate zum Download angeboten. Die am häufigsten verbreiteten Formate sind:

• camt Format (Banken-Branchenformat)
• MT940 (Banken-Branchenformat)
• CSV

Bei den beiden ersten Formaten handelt es sich um speziell für den Austausch von Banktransaktionen entwickelte Formate. Die CSV Exporte können sich von Bank zu Bank unterscheiden, da es keine Vorgaben zum Aufbau der Tabelle bzw. der Reihenfolgen der Spalten gibt.

Damit die die Daten später in unserer Software importieren kannst, musst du diese zunächst lokal bei dir speichern.

Kontobewegungen in faktorly importieren

Der Weg, wie du die Daten in faktorly importieren kannst, unterscheidet sich abhängig vom Format, in welchem du die Daten bei deiner Bank herunterladen konntest.

Die wichtigste Unterscheidung ist hierbei, ob es eines der „Bankformate“ camt oder MT940 ist: Bei diesen kannst du die Datei einfach bei deiner Bank exportieren und in faktorly Buchhaltung importieren. Bei den CSV Dateien musst du beim Import zunächst angeben, welche Information in welcher Spalte zu finden ist.

Bankkonto anlegen – sofern noch nicht erledigt

Damit du die Kontobewegungen importieren kannst, musst du zunächst ein Bankkonto in faktorly Buchhaltung anlegen. Gehe hierzu über Zahlungsverkehr -> Bankkonten -> Neu und gebe die gewünschten Informationen ein.

Import von bankenspezifischen Formaten – camt und MT940

Nachdem du über Zahlungsverkehr -> Bankkonten -> Kontobewegungen importieren zum Upload Formular navigiert hast, kannst du dort einfach für das gewünschte Konto die Buchungen importieren. Wähle hierzu einfach das Konto und die lokale Datei von deinem PC aus.

Import von Kontobewegungen im CSV Format

Sofern deine Kontobewegungen im CSV Format vorliegen, kommt noch ein weiterer Schritt dazu: Die Reihenfolge der Spalten mit den Informationen ist nicht fest vorgegeben. Das Format kann sich damit je nach Bank unterscheiden. Daher musst du faktorly Buchhaltung beim ersten Hochladen der CSV Datei mitteilen, welche Information sich in welcher Spalte befindet. Für den nächsten Upload speichert die Software diese Informationen, sodass du die Angaben beim nächsten Upload nicht mehr machen musst.

Nachdem du die CSV Datei von deiner Bank heruntergeladen hast, öffne Sie am besten mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (Microsoft Excel, Google Sheets, o.ä.). Dort kannst du dann nachsehen, in welcher Spalte sich z.B. das Buchungsdatum oder der Betrag befindet. Diese Informationen musst du im beim ersten Importieren mit angeben.

Navigiere zum Hochladen der Datei über Zahlungsverkehr -> Bankkonten -> Kontoumsätze aktualisieren und wähle bei Datenformat „CSV“ aus. Du siehst dann folgende Liste:

Wähle nun hier jeweils die entsprechende Spalte aus, in welcher sich die gewünschte Information befindet. Wenn also das Buchungsdatum in der ersten Spalte wäre, dann wähle Spalte A. Wenn es wie in unserem Beispiel in der 5. Spalte ist, wähle Spalte E.

Kontobewegungen einem Beleg oder einer Rechnung zuordnen

Nachdem nun die Kontobewegungen importiert sind, sollen diese einer Rechnung bzw. einer Eingangsrechnung zugeordnet werden. Soweit möglich, ermittelt faktorly Buchhaltung eine zugehörige Buchung automatisch und macht einen entsprechenden Vorschlag zur Zuordnung.

Sofern keine Zuordnung erfolgen kann, besteht die Möglichkeit, manuell einer bestehenden Rechnung zuzuordnen, eine Rechnung manuell zu erstellen oder diese über den intelligenten Belegimport zu importieren. Diese drei Möglichkeiten möchten wir dir hier kurz beschreiben.

Unterscheidung zwischen eingehenden und ausgehenden Zahlungen: Die offenen Kontobewegungen kannst du über Zahlungsverkehr -> Zahlungen zuordnen jeweils einer Rechnung bzw. einer Eingangsrechnung eines Lieferanten zuordnen. Es Du kannst links wählen, ob du Zahlungseingänge oder Zahlungsausgänge zuordnen möchtest. Der Zähler gibt jeweils an, wie viele Zahlungen noch nicht zugeordnet sind.

Existierenden Beleg zuordnen

Wenn zur Kontobewegung schon ein Beleg existiert, geht es leicht. In vielen Fällen erfolgt bereits auf Basis der Rechnungsnummer eine automatische Zuordnung. Diese musst du nur noch prüfen und bestätigen.

Sofern du die Zuordnung ändern möchtest oder keine automatische Zuordnung erfolgen konnte, wähle einfach bei Rechnung die richtige Rechnung aus. Du kannst in diesem Feld die offenen Rechnungen durchsuchen. Sofern die gewünschte Rechnung nicht angezeigt wird, prüfe ggf. den Status dieser.

Rechnung ist noch nicht angelegt – Beleg manuell erstellen oder automatisch importieren

Zu deiner Kontobewegung ist noch kein Beleg in faktorly Buchhaltung erfasst? Kein Problem. Du kannst diesen direkt aus der Zuordnung heraus anlegen.

Automatischer Belegimport

Über den automatischen Belegimport kannst du einfach eine PDF Rechnung von deinem Lieferanten hochladen. Das System versucht die Daten automatisch mit einer intelligenten Texterkennung oder auf Basis einer enthaltenen E-Rechnung auszulesen. Du musst diese dann im folgenden Schritt noch prüfen und bestätigen. Nachdem du den Beleg erfasst hast, führt dich das System zurück zur Zuordnung, sodass du den gerade erstellten Beleg der Kontobewegung zuordnen kannst.

Rechnung manuell erstellen

Hier kannst du manuell eine Eingangsrechnung von deinem Lieferanten erfassen oder eine Rechnung für deinen Kunden erstellen. Wähle den Kunden bzw. Lieferanten entsprechend aus der Liste und erfasse wie gewohnt die Positionen. Nachdem die Rechnung erstellt wurde, führt dich das System wieder zur Zuordnung.

Was ist Headless E-Commerce und welche Vorteile bietet es?

Bei Headless E-Commerce die traditionelle Verbindung zwischen dem Frontend (Benutzeroberfläche) und dem Backend (Datenverarbeitung und -verwaltung) eines E-Commerce-Systems aufgelöst wird. Im herkömmlichen E-Commerce sind beide Teile Bestandteil eines klassischen Online-Shops, was bedeutet, dass die Website oder die Anwendung, über die Kunden Produkte anzeigen, auswählen und kaufen, in der Regel direkt zusammenhängen und die selbe E-Commerce-Plattform benutzen. Weitere Kanäle wie Marktplätze, social Shopping oder stationärer Handel müssen eigenständig gepflegt werden.

Im Gegensatz dazu trennt Headless E-Commerce diese beiden Bereiche voneinander. Das bedeutet, dass der Vertriebskanal bzw. das Frontend, das von den Kunden gesehen wird, unabhängig von der zugrunde liegenden E-Commerce-Plattform (Backend) entwickelt und betrieben wird. Dies ermöglicht es Unternehmen, das Frontend für verschiedene Kanäle flexibler zu gestalten und an die individuellen Anforderungen anzupassen, ohne die Struktur des Backends verändern zu müssen.

Höhere Flexibilität im Frontend

Im Headless E-Commerce können Unternehmen das Frontend, meistens sind das Websites oder Apps, unabhängig von der E-Commerce-Plattform gestalten und flexibel weiter entwickeln. Es können mehrere verschiedene Shops mit einem und dem selben Backend betrieben werden. So können zum Beispiel auch mehrere Marken oder oder Online-Shop-Frontends mit einem Backend betrieben werden.

Multi-Channel-Vertrieb

Dein Unternehmen hat mehrere Vertriebskanäle? Online-Shop, stationäre Stores und Social-Shopping? Hier kann Headsless E-Commerce seine Stärke voll entfalten. Deine E-Commerce-Plattform (Backend) kann damit für alle deine Frontends verwendet werden. Das Level der Integration und der Pflegeaufwand verbessert sich hiermit im Vergleich zur redundanten Stammdatenpflege erheblich.

Höhere Agilität

Die Welt befindet sich in einem stetigen Wandel. Häufig verändern sich die Anforderungen im Frontend schneller als im Backend. Durch die Trennung dieser kannst du dich agil auf das Frontend konzentrieren und dieses agil und flexibel auf neue Trends und Kundenanforderungen ausrichten, um deinen Kunden das bestmögliche Einkaufserlebnis und deinem Unternehmen den bestmöglichen Erfolg erzielen.

Herausforderungen beim Headless E-Commerce

Am Ende kann sich die Einführung von Headless E-Commerce lohnen. Leider kann der Weg bis dahin aber einige Herausforderungen beinhalten. Die Komplexität und die zugehörigen Schnittstellen sind natürlich aufwendiger, als wenn du dich für eine einfache Shop-Software entscheidest.

• Komplexität: Insbesondere das Zusammenspiel der einzelnen Elemente (Backend, Frontends) über die entsprechenden Schnittstellen benötigt technisches Know-How. Es muss nicht mehr eine Shopware entwickelt/installiert und gewartet werden, sondern eine ganze Komposition aus Modulen.
• Kosten: Die initalen Kosten können durch die höhere Komplexität gegenüber einer einfachen Shop-Software teurer sein. Es gilt das Kosten-Nutzen-Verhältnis mit den Vorteilen genau zu betrachten.
• Technische Fähigkeiten: Die notwendigen technischen Fertigkeiten sind höher zu sehen als für einen einfachen Online-Shop. Der höheren Komplexität entsprechend sind erforderliche Ressourcen und technisches Fachwissen notwendig.

Der „Normalfall“ ist einfach: Der Ersteller der Rechnung weist diese auf seiner Rechnung aus und führt diese auch an das Finanzamt ab. In bestimmten Fällen kann es aber bei Geschäften zwischen Unternehmen auch zu einem Reverse-Charge, also zu einer Umsatzsteuerschuld des Leistungsempfängers kommen. Hier muss dann also der Leistungsempfänger (Kunde) die Umsatzsteuer entrichten.

Wenn du direkt zu den Beispielbuchungen in SKR 03 und SKR 04 willst, kannst du hier nach unten springen.

Warum Reverse-Charge?

In vielen Fällen ist die erbrachte Leistung im Land des Leistungsempfängers (Kunde) umsatzsteuerpflichtig. Daraus ergeben sich ein paar Herausforderungen, welche der Gesetzgeber mit dem Reverse-Charge Verfahren für Geschäfte zwischen Unternehmen vereinfachen möchte.

Vereinfachung: Es kann sowohl für das Finanzamt als auch den Leistungserbringer einfacher sein, wenn die Umsatzsteuer nicht über Landesgrenzen hinweg abgeführt werden muss, sondern der Leistungsempfänger die Steuern an sein lokales Finanzamt abführt.

Vermeidung von Steuerbetrug: Das Reverse-Charge Verfahren hat das Ziel, das Risiko der Umsatzsteuerbetrüge zu senken. Beim sogenannten Karussellbetrug arbeiten mehrere Unternehmen aus unterschiedlichen EU-Staaten zusammen. Dabei führt eine der Parteien die einbezogene Umsatzsteuer nicht ab. Währenddessen machen die weiteren involvierten Abnehmer die Vorsteuer geltend und erhalten sie vom Finanzamt erstattet.

Welche Leistungen fallen unter das Reverse-Charge Verfahren?

Das wichtigste vorab: Das Reverse-Charge Verfahren kommt nur zum Einsatz, wenn zwei Unternehmen ein grenzübergreifendes B2B Geschäft abschließen. Die Regeln können von Land zu Land variieren.

Definiert werden die Leistungen in § 13b UStG, insbesondere § 13b Absatz 2 UStG

(2) Für folgende steuerpflichtige Umsätze entsteht die Steuer mit Ausstellung der Rechnung, spätestens jedoch mit Ablauf des der Ausführung der Leistung folgenden Kalendermonats:

1. Werklieferungen und nicht unter Absatz 1 fallende sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers;
2. Lieferungen sicherungsübereigneter Gegenstände durch den Sicherungsgeber an den Sicherungsnehmer außerhalb des Insolvenzverfahrens;
3. Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen;
4. Bauleistungen, einschließlich Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme von Planungs- und Überwachungsleistungen. Als Grundstücke gelten insbesondere auch Sachen, Ausstattungsgegenstände und Maschinen, die auf Dauer in einem Gebäude oder Bauwerk installiert sind und die nicht bewegt werden können, ohne das Gebäude oder Bauwerk zu zerstören oder zu verändern. Nummer 1 bleibt unberührt;
5. Lieferungen
   a) der in § 3g Absatz 1 Satz 1 genannten Gegenstände eines im Ausland ansässigen Unternehmers unter den Bedingungen des § 3g und
   b) von Gas über das Erdgasnetz und von Elektrizität, die nicht unter Buchstabe a fallen;
6. Übertragung von Berechtigungen nach § 3 Nummer 3 des Treibhausgas-Emissionshandelsgesetzes, Emissionsreduktionseinheiten nach § 2 Nummer 20 des Projekt-Mechanismen-Gesetzes, zertifizierten Emissionsreduktionen nach § 2 Nummer 21 des Projekt-Mechanismen-Gesetzes, Emissionszertifikaten nach § 3 Nummer 2 des Brennstoffemissionshandelsgesetzes sowie von Gas- und Elektrizitätszertifikaten;
7. Lieferungen der in der Anlage 3 bezeichneten Gegenstände;
8. Reinigen von Gebäuden und Gebäudeteilen. Nummer 1 bleibt unberührt;
9. Lieferungen von Gold mit einem Feingehalt von mindestens 325 Tausendstel, in Rohform oder als Halbzeug (aus Position 7108 des Zolltarifs) und von Goldplattierungen mit einem Goldfeingehalt von mindestens 325 Tausendstel (aus Position 7109);
10. Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Tablet-Computern und Spielekonsolen sowie von integrierten Schaltkreisen vor Einbau in einen zur Lieferung auf der Einzelhandelsstufe geeigneten Gegenstand, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens 5 000 Euro beträgt; nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt;
11. Lieferungen der in der Anlage 4 bezeichneten Gegenstände, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens 5 000 Euro beträgt; nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt;
12. sonstige Leistungen auf dem Gebiet der Telekommunikation. Nummer 1 bleibt unberührt.

§ 13b UStG Absatz 2

Pflichtangaben auf einer Reverse-Charge Rechnung

Eine Rechnung im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Diese Pflichtangaben sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) festgelegt. Zu den wichtigsten Pflichtangaben auf einer Reverse-Charge-Rechnung gehören:

1. Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
2. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers: Die vollständigen Angaben des Unternehmens, das die Leistung erbracht hat.
3. Name und Anschrift des Leistungsempfängers: Die vollständigen Angaben des Unternehmens, das die Leistung empfangen hat.
4. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
5. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsempfängers: Die USt-IdNr. des Leistungsempfängers sollte davor ebenso validiert werden.
6. Fortlaufende Rechnungsnummer
7. Lieferdatum oder Zeitpunkt der Leistung
8. Art und Menge der erbrachten Leistung
9. Nettobetrag der Leistung
10. Zahlungsziel
11. Vereinbarte Preisminderungen: Zum Beispiel Skonto
12. Hinweis auf die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens: Eine explizite Erklärung, dass das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird. Dieser Hinweis sollte klar und deutlich sein, damit der Leistungsempfänger erkennen kann, dass er die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss

Wie kann man den Reverse-Charge richtig buchen?

Hier möchten wir dir noch ein paar praktische Buchungsbeispiele für Eingangs- und Ausgangsrechnungen im SKR 03 und SKR 04 zeigen. Die Buchung erfolgt jeweils netto.

Buchung durch den Leistungserbringer

Wir behandeln im ersten Beispiel eine innergemeinschaftliche Lieferung von Waren.

• SKR 03: 1200 „Bank“ (Soll) an 8125 „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung §4 Nr. 1b UStG“ (Haben)
• SKR 04: 1800 „Bank“ (Soll) an 4125 „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung §4 Nr. 1b UStG“ (Haben)

Als zweites Beispiel behandeln wir nun noch ein Beispiel zu sonstigen Leistungen.

• SKR 03: 1200 „Bank“ (Soll) an 8336 „Erlöse aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen sonstigen Leistungen“ (Haben)
• SKR 04: 1800 „Bank“ (Soll) an 4336 „Erlöse aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen sonstigen Leistungen“ (Haben)

Buchung durch den Leistungsempfänger (Steuerschuldner)

Wir behandeln hier das Beispiel eines innergemeinschaftlichen Erwerbs. Es kann noch weitere Fälle wie andere oder sonstige Leistungen geben.

• SKR 03:
  • Erwerb (netto) 3425 „„“Innergemeinschaftlicher Erwerb 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer“ (Soll) an 1200 „Bank“ (Haben)
  • Verbuchung der Steuer: 1574 „Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19%“ (Soll) an 1774 „Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19%“
• SKR 04:
  • Erwerb (netto) 5425„„“Innergemeinschaftlicher Erwerb 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer“ (Soll) an 1800 „Bank“ (Haben)
  • Verbuchung der Steuer: 1404 „Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19%“ (Soll) an 3804 „Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19%“ (Haben)

Als zweites Beispiel nochmals die sonstigen Leistungen aus sicht des Leistungsempfängers:

• SKR 03:
  • Erwerb (netto) 3123 „Sonstige Leistungen § 13b 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer“ (Soll) an 70000 „Kreditor Konto“ (Haben)
  • Verbuchung der Steuer: 1574 „Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG 19%“ (Soll) an 1774 „Umsatzsteuer nach § 13b UStG 19%“
• SKR 04:
  • Erwerb (netto) 5923 „Sonstige Leistungen § 13b 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer“ (Soll) an 70000 „Kreditor Konto“ (Haben)
  • Verbuchung der Steuer: 1407 „Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG 19%“ (Soll) an 3804 „Umsatzsteuer nach § 13b UStG 19%“ (Haben)

Was ist ein SPF-Record?

SPF steht für „Sender Policy Framework“. Es handelt sich um einen DNS-Eintrag, der festlegt, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen deiner Domain zu senden. Wenn eine E-Mail von einem Server verschickt wird, überprüft der Empfänger den SPF-Record deiner Domain, um festzustellen, ob der sendende Server tatsächlich autorisiert ist, E-Mails in deinem Namen zu versenden.

Wie funktioniert ein SPF-Record?

Der SPF-Record enthält eine Liste von IP-Adressen und/oder Domains, die autorisiert sind, E-Mails von deiner Domain zu versenden. Wenn eine E-Mail empfangen wird, überprüft der Empfänger, ob der sendende Server in dieser Liste enthalten ist. Wenn ja, wird die E-Mail akzeptiert. Andernfalls wird sie als verdächtig betrachtet oder abgelehnt.

Wie ist der SPF Record aufgebaut?

Die Erstellung eines SPF-Records erfordert normalerweise einige Kenntnisse im Umgang mit DNS-Einträgen. Du kannst deinen SPF-Record in der DNS-Konfiguration deines Domain-Hosting-Anbieters hinzufügen. Der genaue Eintrag hängt von den Servern und Diensten ab, die zum Versenden von E-Mails im Namen deiner Domain autorisiert sind.

Wichtig ist hierbei, dass du dir sicher bist, was du tust. Ein falscher SPF Record kann dazu führen, dass die versendeten E-Mails deiner Domain nicht mehr zugestellt werden können.

Hier ist ein einfaches Beispiel für einen SPF-Record:

v=spf1 mx -all

In diesem Beispiel:

• v=spf1 gibt an, dass es sich um einen SPF-Record handelt und dass die folgenden Regeln für die SPF-Prüfung gelten.
• mx autorisiert die Server, die als MX-Records für die Domain festgelegt sind. Die MX-Records definieren die Mail-Server, die für den Empfang von E-Mails für die Domain verantwortlich sind. Wenn ein Server als MX-Server für die Domain konfiguriert ist, wird er automatisch durch den SPF-Record autorisiert, E-Mails im Namen dieser Domain zu senden.
• -all zeigt an, dass alle anderen Server, die nicht als MX-Server für die Domain definiert sind, keine Berechtigung haben, E-Mails im Namen der Domain zu senden. E-Mails von nicht autorisierten Servern werden abgelehnt.

Dieser SPF-Record ist ein durchaus gängiges Setup, bei dem E-Mails von dem oder den MX-Servern der Domain als legitim angesehen werden, während E-Mails von anderen Quellen blockiert werden. Zu beachten ist jedoch, dass die genaue Konfiguration von SPF-Records je nach den Anforderungen und der E-Mail-Infrastruktur deines Unternehmens oder deines Hosting Providers variieren kann.

Umfangreicheres Beispiel für einen SPF Record

v=spf1
  ip4:192.168.1.1
  ip6:2001:0db8:85a3:0000:0000:8a2e:0370:7334
  a:mailserver.example.com
  include:_spf.example.net
  mx
  -all

In diesem Beispiel:

• v=spf1 gibt an, dass es sich um einen SPF-Record handelt und dass die folgenden Regeln für die SPF-Prüfung gelten.
• ip4:192.168.1.1 autorisiert den IPv4-Server mit der Adresse „192.168.1.1“, E-Mails im Namen der Domain zu senden.
• ip6:2001:0db8:85a3:0000:0000:8a2e:0370:7334 autorisiert den IPv6-Server mit der Adresse „2001:0db8:85a3:0000:0000:8a2e:0370:7334“, E-Mails im Namen der Domain zu senden.
• a:mailserver.example.com autorisiert den Server „mailserver.example.com“, E-Mails im Namen der Domain zu senden.
• include:_spf.example.net weist den SPF-Checker an, den SPF-Record aus _spf.example.net ebenfalls zu berücksichtigen. Dadurch können die autorisierten Server in diesem Record ebenfalls E-Mails im Namen der Domain senden.
• mx autorisiert die Server, die als MX-Records für die Domain festgelegt sind. Die MX-Records definieren die Mail-Server, die für den Empfang von E-Mails für die Domain verantwortlich sind.
• -all zeigt an, dass alle anderen Server keine Berechtigung haben, E-Mails im Namen der Domain zu senden. E-Mails von nicht autorisierten Servern werden abgelehnt.

Die Mehrwertsteuer (MwSt) ist eine indirekte Steuer, die auf den Endverbrauch von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Da die EU aus mehreren Ländern besteht, kann die Besteuerung von grenzüberschreitenden Transaktionen komplex sein – die Mehrwertsteuer müsste bei grenzüberschreitenden Geschäften gegebenenfalls an viele verschiedene EU Mitgliedsstaaten abgeführt werden. Hier kommt der One-Stop-Shop ins Spiel.

Was ist der One-Stop-Shop (OSS)?

Der One-Stop-Shop (OSS) ist ein System, das in der EU eingeführt wurde, um die Mehrwertsteuerabwicklung für Unternehmen zu vereinfachen, die grenzüberschreitende Dienstleistungen und Waren verkaufen. Das OSS-System ermöglicht es Unternehmen, die Mehrwertsteuer für alle ihre EU-Transaktionen an einem einzigen Ort, in ihrem Herkunftsland, zu deklarieren und zu zahlen, anstatt sich in jedem EU-Land, in dem sie tätig sind, separat registrieren zu müssen.

Wie funktioniert der OSS?

1. Registrierung: Unternehmen können sich für das OSS-System in ihrem Heimatland registrieren.
2. Deklaration: Unternehmen melden alle grenzüberschreitenden Mehrwertsteuertransaktionen über das OSS-Portal in ihrem Heimatland.
3. Zahlung: Die Mehrwertsteuerbeträge werden in einem einzigen Land bezahlt und von dort aus an die Steuerbehörden der anderen EU-Länder weitergeleitet.
4. Vereinfachter Bürokratieaufwand: Die Notwendigkeit, sich in jedem EU-Land zu registrieren und in jedem Land Mehrwertsteuererklärungen abzugeben, entfällt.

Anleitung zur OSS Anmeldung in Deutschland über das BOP Portal

Die Registrierung für One Stop Shop in Deutschland kann online über das „BOP Portal“ des Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erfolgen.

Das Portal ist unter folgender URL erreichbar: https://www.elster.de/bportal/start

1. Einloggen mit Zertifikat: Vermutlich verfügst du schon über eine ELSTER Zertifikatsdatei (.pfx Datei) – zum Beispiel für das übermitteln von Umsatzsteuervoranmeldungen oder weiteren Steuererklärungen. Wenn nicht, kann über den Button „Benutzerkonto erstellen“ ein neues Benutzerkonto erstellt werden. Das Zertifikat bekommst du am Ende der Registrierung.
2. Registrierungsanzeige für die Teilnahme an der OSS EU-Regelung (vormals Mini-One-Stop-Shop): So heißt das Formular, dass ausgefüllt werden muss. Dieses startest du über Formulare & Leistungen -> Alle Formulare
3. Ausfüllen des Formulars mit den Daten eures Unternehmens
4. Bestätigung der Registrierung: Ihr erhaltet nach der Registrierung zunächst eine Bestätigung der Übermittlung vom BZSt.

Ist die Registrierung Pflicht?

Die Steuern zu zahlen, ist natürlich Pflicht. Die Teilnahme am OSS-Verfahren ist allerdings nicht verpflichtend – und somit auch die Registrierung nicht. Entsprechende in einem anderen EU-Land steuerpflichtige Verkäufe müssen dann dort jeweils lokal gemeldet und abgeführt werden. Schlussendlich soll das One-Stop-Shop Verfahren eine Möglichkeit sein, genau diese einzelnenen Meldungen zu ersetzen und den Prozess zu vereinheitlichen und zu vereinfachen.

„Freibetrag“ – B2C-Lieferschwellen

Die Lieferschwelle sank zum 01.07.2021 auf 10.000€. Für Online-Händler bedeutet das, dass die Umsatzsteuer bereits bei Überschreiten dieser Lieferschwelle in den Ländern der Kunden entrichtet werden muss.

Der Schwellenwert von 10.000 Euro gilt in der ganzen EU für alle Verkäufe ins Ausland. In diese Lieferschwelle werden Warenlieferungen und der Verkauf elektronischer Dienstleistungen einbezogen.

Wenn der Umsatz eines deutschen Händlers für alle diese Umsätze unter 10.000 Euro liegt, kann er ihn in Deutschland versteuern. Wird die Lieferschwelle von 10.000 Euro erreicht, muss der Online-Händler die Mehrwertsteuer in dem jeweiligen Land zahlen – hier kann dann das One-Stop-Shop Verfahren (OSS) verwendet werden.