Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD - was du wissen musst
Dein Kunde möchte eine Rechnung als PDF, eine Behörde verlangt eine XRechnung. Beides lässt sich mit einer E-Rechnungssoftware erledigen, aber die Dateien sehen unterschiedlich aus. ZUGFeRD bringt eine lesbare PDF-Ansicht mit, XRechnung besteht aus XML-Daten. Beide Formate können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Wenn du Rechnungen schreibst oder in der Buchhaltung prüfst, lohnt es sich, den Unterschied zu kennen.
Der Unterschied in einem Satz: Bei ZUGFeRD stecken die XML-Rechnungsdaten in einem PDF; bei XRechnung erhältst du eine XML-Datei, für deren lesbare Ansicht du eine Software oder einen Viewer brauchst.
Was ist ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht beim Öffnen zunächst wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung aus. Der Unterschied steckt in der Datei: Zusätzlich zur sichtbaren Rechnung enthält sie die Rechnungsdaten als XML. Diese Kombination aus PDF/A-3 und eingebettetem XML nennt man ein hybrides Format.
Dein Kunde kann also das PDF öffnen und den Betrag prüfen. Seine Buchhaltungssoftware kann aus derselben Datei die Rechnungsnummer, Positionen und Beträge übernehmen. Das passt auch zu Betrieben, die ihre Rechnungen noch teilweise von Hand bearbeiten. Mit faktorly kannst du ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und empfangen.
Bei ZUGFeRD solltest du auf die Version und das Profil achten. Ab Version 2.0.1 erfüllt das Format grundsätzlich die steuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind davon ausgenommen. Das Bundesfinanzministerium erläutert die Anforderungen in seinen FAQ.
Was ist XRechnung?
Bei einer XRechnung bekommst du eine XML-Datei ohne klassische PDF-Ansicht. Darin stehen die Rechnungsdaten in einer festgelegten Struktur, die eine Software auslesen kann. Öffnest du die Datei in einem Texteditor, siehst du vor allem technische Angaben und XML-Tags. Ein E-Rechnungsviewer stellt daraus eine lesbare Rechnung dar.
XRechnung wird besonders häufig von öffentlichen Auftraggebern verlangt. Du kannst sie aber auch an Unternehmen schicken, wenn deren Software das Format verarbeitet. faktorly unterstützt das Erstellen und Empfangen von XRechnungen.
Für eine Rechnung an eine Behörde brauchst du häufig eine Leitweg-ID. Sie ordnet die Rechnung dem richtigen Empfänger zu. Frage deinen Auftraggeber auch, über welchen Weg du die Datei einreichen sollst, etwa über ein Rechnungsportal. Die FAQ zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung beschreiben die Vorgaben des Bundes.
XRechnung vs. ZUGFeRD: der direkte Vergleich
Für dich macht sich der Unterschied vor allem beim Öffnen und Prüfen einer Rechnung bemerkbar. Die Buchhaltungssoftware arbeitet bei beiden Formaten mit den strukturierten Daten.
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Lesbarkeit für Menschen | Direkt als PDF lesbar | Lesbare Ansicht mit Software oder einem Viewer |
| Typische Einsatzbereiche | Rechnungen zwischen Unternehmen, besonders wenn eine PDF-Ansicht gewünscht ist | Häufig bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern, auch zwischen Unternehmen |
| Technische Form | PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten | XML-Datei ohne eigene PDF-Ansicht |
| Kompatibilität | PDF-Reader zum Lesen; für den Datenimport muss die Software das ZUGFeRD-Profil unterstützen | Software muss den XRechnung-Standard unterstützen; Empfänger kann zusätzliche Vorgaben machen |
| Unterstützung in faktorly | Erstellen und empfangen | Erstellen und empfangen |
Eine Datei ist nicht schon deshalb eine gültige E-Rechnung, weil ihr Name auf .pdf oder .xml endet. Die enthaltenen Daten müssen zum jeweiligen Standard passen und die erforderlichen Angaben vollständig abbilden.
Was bedeutet das für dich?
Wenn dein Kunde bisher PDFs bekommen hat und diese weiterhin lesen möchte, bietet sich ZUGFeRD an. Er behält die gewohnte Ansicht und kann die XML-Daten für seine Buchhaltung nutzen, sobald seine Software das unterstützt.
Verlangt dein Auftraggeber ausdrücklich eine XRechnung, wählst du dieses Format. Bei einer Behörde klärst du am besten schon vor der ersten Rechnung, welche Empfängerangaben nötig sind und wo du die Datei einreichen musst. So vermeidest du Rückfragen wegen einer fehlenden Leitweg-ID oder eines falschen Übermittlungswegs.
In faktorly kannst du XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und empfangen. Eingehende Rechnungen lädst du hoch, prüfst die ausgelesenen Angaben und übernimmst sie in deine Buchhaltung. Wie das funktioniert, zeigen wir auf der E-Rechnung-Seite.
Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Kann ich mit ZUGFeRD auch eine XRechnung erstellen?
Das hängt vom Profil und von deiner Software ab. ZUGFeRD kennt ein Referenzprofil XRECHNUNG: Dessen XML-Daten müssen die Regeln des XRechnung-Standards erfüllen. Bei anderen ZUGFeRD-Profilen ist das nicht automatisch der Fall. Wenn dein Empfänger eine reine XML-Datei verlangt, muss deine Software diese passend exportieren können. Mehr zu den Profilen findest du bei FeRD.
Welches Format brauche ich für Behörden?
Beim Bund ist grundsätzlich XRechnung vorgesehen. Andere normkonforme Formate können zulässig sein, wenn sie auch die zusätzlichen Anforderungen erfüllen. Halte dich deshalb an die Angaben deines Auftraggebers. Frage nach dem Format, der Leitweg-ID und dem Rechnungsportal oder Versandweg. Eine ZUGFeRD-PDF kannst du nicht bei jedem Portal einreichen.
Reicht ein normales PDF noch?
Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten zählt nicht als E-Rechnung. Für inländische B2B-Umsätze darfst du es mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2026 verwenden. Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz läuft diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Daneben gibt es gesetzliche Ausnahmen. Ist für deine Rechnung eine E-Rechnung vorgeschrieben, brauchst du ein entsprechendes Format. Die Übergangsregelungen erklärt das Bundesfinanzministerium.
Unterstützt faktorly beide Formate?
Ja, du kannst mit faktorly sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und empfangen. Beim Import einer Eingangsrechnung zeigt dir faktorly die ausgelesenen Daten zur Prüfung an. Anschließend kannst du die Rechnung in deiner Buchhaltung verarbeiten.
E-Rechnungen mit faktorly erstellen und empfangen
Du möchtest die Rechnungsformate selbst ausprobieren? Teste faktorly mit deinen Rechnungen. Die Funktionen zum Erstellen und Empfangen stellen wir dir auf der E-Rechnung-Seite vor.
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