Für Handwerk, Bau und Subunternehmer
Mehrere Baustellen. Zusätzliche Leistungen. Stunden, die auf die Rechnung gehören. faktorly verbindet deine Arbeit auf der Baustelle mit der Abrechnung im Büro – von der Aufgabe bis zur Buchhaltung.
Keine Zahlungsdaten erforderlich • Test endet automatisch.
Eigene Instanz · Serverstandort Deutschland
Ab 6,90 € / Monat zzgl. MwSt.
Erledigt? Bereit zur Abrechnung.Erledigte Aufgaben direkt in die Rechnung übernehmen.
Ein Ablauf, eine Software
Projekt, Kunde und Aufgaben zuordnen.
Stunden und zusätzliche Arbeiten festhalten.
Erledigte Aufgaben zur Abrechnung übernehmen.
Zwischen Baustelle, Kundengespräch und Büro müssen Informationen weitergegeben werden. Diese fünf Situationen zeigen, welche Angaben du für Planung und Abrechnung zusammenhalten musst.
Auf einer Baustelle läuft die Montage, auf der nächsten fehlt noch eine Abstimmung, und ein dritter Auftrag soll kommende Woche starten. Für jeden Auftrag brauchst du einen Überblick: Welche Aufgaben sind offen, welche Termine stehen an und welcher Aufwand ist bereits entstanden? Einzelne Tabellen geben diese Zusammenhänge nur wieder, wenn alle Angaben laufend zusammengetragen werden.
Während der Arbeit wünscht der Kunde eine weitere Steckdose, eine zusätzliche Wandfläche oder eine geänderte Ausführung. Solche Leistungen müssen dem ursprünglichen Auftrag zugeordnet und mit Beschreibung, Aufwand und Preis festgehalten werden. Sonst fehlt bei der Abrechnung die Grundlage, um zu erklären, was zusätzlich beauftragt und tatsächlich geleistet wurde.
Ein Mitarbeiter arbeitet vormittags auf Baustelle A und nachmittags auf Baustelle B. Die reine Tagesarbeitszeit sagt noch nicht, welcher Kunde welchen Aufwand verursacht hat. Für die Abrechnung brauchst du die Zuordnung zur jeweiligen Aufgabe. Werden Zeiten erst am Monatsende aus Notizen rekonstruiert, bleiben kurze Einsätze und zusätzliche Arbeiten leicht unberücksichtigt.
Für einen neuen Auftrag stellst du Leistungen und Mengen zusammen. Nach der Beauftragung sollen diese Angaben auch für die Rechnung nutzbar bleiben. Kommen weitere Arbeiten hinzu, müssen sie erkennbar ergänzt werden. Das gilt für den Handwerksbetrieb mit Privatkunden ebenso wie für einen Subunternehmer, der seine Leistungen gegenüber einem Bauunternehmen abrechnet.
Ein privater Kunde möchte eine lesbare Rechnung, ein gewerblicher Auftraggeber oder eine Behörde benötigt strukturierte Daten. Dabei begegnen dir ZUGFeRD und XRechnung. Vor dem Versand solltest du klären, welches Format und welchen Übermittlungsweg dein Auftraggeber erwartet. Auch eingehende E-Rechnungen von Lieferanten müssen geprüft und in die Buchhaltung übernommen werden.
Der Zusammenhang zwischen Auftrag, Leistung und Rechnung bleibt erhalten. Du arbeitest mit Projekten und Aufgaben und nutzt diese Angaben für die Abrechnung und die laufende Buchhaltung.
Lege für jede Baustelle ein eigenes Projekt an und ordne es dem Kunden zu. Darin führst du Aufgaben wie Vorbereitung, Montage oder Restarbeiten mit Status und Termin. Auch für einen kleineren Reparaturauftrag kannst du Aufgaben getrennt erfassen. Geplanter und gebuchter Aufwand bleiben am jeweiligen Auftrag sichtbar. So siehst du bei mehreren laufenden Baustellen, wo Arbeit offen ist und wo der tatsächliche Aufwand von der Planung abweicht.
Projekte und Aufgaben im Detail
Dein Team bucht geleistete Zeiten auf die passende Aufgabe, zum Beispiel auf die Montage in einem bestimmten Bauprojekt. Das ist am Tablet auf der Baustelle oder später am Rechner möglich. Hinterlege einen Festpreis oder einen Preis aus Stundensatz und geplantem Aufwand. Erledigte Aufgaben übernimmst du anschließend mit ihrem hinterlegten Preis in die Kundenrechnung. Prüfe vor der Abrechnung die erfassten Zeiten und den Aufgabenpreis, damit Rechnung und vereinbarte Leistung zusammenpassen.
Zeiterfassung und Abrechnung ansehen
Erstelle Angebote mit den vorgesehenen Leistungen und Mengen. Bei Beauftragung kannst du daraus eine Rechnung erstellen. Zusätzliche Leistungen hältst du als eigene Aufgaben und Positionen fest: etwa den Einbau weiterer Leuchten oder einen zusätzlichen Arbeitseinsatz. Beschreibe diese Arbeiten konkret und ordne sie dem Projekt zu. So bleibt für die spätere Abrechnung erkennbar, welche Position zum ursprünglichen Angebot gehört und was hinzugekommen ist. Die Abstimmung und Freigabe mit dem Auftraggeber bleibt Teil deines betrieblichen Ablaufs.
Angebote und Rechnungen erstellenWie du Kunde, Positionen, Status und Beauftragung zusammenführst, zeigt unsere Anleitung: Angebote für Handwerker erstellen und nachverfolgen.
Erstelle Rechnungen als PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten oder als XRechnung. Mit ZUGFeRD erhält der Kunde eine lesbare Rechnung mit strukturierten Daten für seine Verarbeitung; bei XRechnung stehen die strukturierten Rechnungsdaten im Vordergrund. Eingehende Rechnungen in beiden Formaten importierst du in faktorly, prüfst die ausgelesenen Angaben und übernimmst sie als Eingangsrechnung. Kläre vor dem Versand an Bauunternehmen oder Behörden, welches Format und welchen Übermittlungsweg der Empfänger für deinen Auftrag vorgibt.
E-Rechnungen erstellen und empfangenMaterialrechnungen, weitere Eingangsbelege und deine Ausgangsrechnungen gehören zum selben Geschäftsablauf. In faktorly verwaltest du Einnahmen, Ausgaben und Buchungen neben deinen Projekten. Die Buchhaltung arbeitet mit SKR03 oder SKR04. Über den DATEV-Export stellst du deinem Steuerberater Buchhaltungsdaten bereit. Für den Blick auf deine Zahlen musst du damit nicht erst die Projektliste, ein separates Rechnungsprogramm und eine weitere Übersicht für Belege zusammenführen.
Buchhaltung und Exporte ansehenDein Betrieb erhält eine eigene faktorly-Umgebung für Kunden, Baustellen, Aufgaben, Rechnungen und Buchhaltung. Du und dein Team arbeiten mit den Angaben in dieser Instanz. Der Serverstandort ist Deutschland. Der Einstieg beginnt bei 6,90 € pro Monat zzgl. MwSt. und umfasst Rechnungen, Buchhaltung, Projekte und Zeiterfassung. Prüfe auf der Preisseite den Leistungsumfang und die Konditionen für deinen Betrieb. Im kostenlosen Test kannst du den Ablauf mit einem eigenen Beispielprojekt durchgehen.
Preise und Leistungsumfang prüfenEine Excel-Liste kann Stunden sammeln, ein reines Rechnungsprogramm kann Rechnungspositionen ausgeben. Für deinen Betrieb zählt zusätzlich die Verbindung: Zu welcher Baustelle gehört die Stunde, welche Aufgabe ist erledigt und welche Leistung ist bereit für die Abrechnung? In faktorly liegen diese Informationen zusammen mit Rechnungen und Buchhaltung vor.
Beispiel: Nach einer Montage kommt ein zusätzlicher Arbeitseinsatz hinzu. Du legst dafür eine Aufgabe im bestehenden Baustellenprojekt an, erfasst den Aufwand und prüfst den Preis. Bei der Abrechnung übernimmst du die erledigte Aufgabe in die Rechnung. Der Bezug zum Auftrag bleibt erhalten, während die Rechnung im selben System für die Buchhaltung vorliegt. Das reduziert Übertragungen zwischen Listen und Anwendungen und erleichtert Rückfragen zu einzelnen Leistungen.
Ja. Halte zusätzliche Arbeiten als eigene Aufgaben beziehungsweise Rechnungspositionen mit Beschreibung und Preis fest. Ordne sie der Baustelle zu und stimme die Beauftragung mit dem Kunden ab. Erledigte Aufgaben kannst du in die Rechnung übernehmen; so bleiben ursprüngliche und zusätzliche Leistungen nachvollziehbar.
Deine Mitarbeiter buchen Zeiten auf die Aufgabe des jeweiligen Projekts, etwa am Tablet auf der Baustelle. Dadurch bleibt der Aufwand einem Auftrag zugeordnet. Vor der Abrechnung prüfst du die Buchungen und den hinterlegten Aufgabenpreis und übernimmst erledigte Aufgaben in die Rechnung.
Ja. Du kannst Rechnungen als PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten oder als XRechnung ausgeben. Eingehende Rechnungen in beiden Formaten lassen sich importieren und verarbeiten. Bei Behörden oder Auftraggebern mit besonderen Vorgaben klärst du vorab das verlangte Format und den Übermittlungsweg.
Dein Betrieb bekommt eine eigene faktorly-Umgebung, in der du Kunden, Projekte, Zeiten, Rechnungen und Buchhaltungsdaten verwaltest. Die Instanz wird auf Servern in Deutschland betrieben. Du kannst die Einrichtung und die Arbeit darin während des Tests kennenlernen.
Ja. Lege für jede Baustelle oder jeden Auftrag ein Projekt an. Aufgaben, Termine und gebuchte Aufwände bleiben dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Damit kannst du mehrere laufende Aufträge verfolgen und bei der Rechnungserstellung die passenden Leistungen auswählen.
Klicke auf „30 Tage kostenlos testen“ und folge den Schritten zur Einrichtung deiner Instanz. Lege zum Beispiel eine Baustelle mit einem Angebot und zwei Aufgaben an und erfasse erste Zeiten. Du benötigst keine Zahlungsdaten. Der Test endet nach 30 Tagen automatisch.
Lege einen Auftrag an, erfasse Stunden und ergänze eine zusätzliche Leistung. Erstelle daraus eine Rechnung und sieh dir die Buchhaltung an. So prüfst du 30 Tage lang, wie faktorly zu deinem Arbeitsalltag passt.
30 Tage kostenlos testenKeine Zahlungsdaten erforderlich • Test endet automatisch.
