Für Handwerk, Bau und Subunternehmer

E-Rechnung für Handwerker: XRechnung und ZUGFeRD erstellen und empfangen

Du rechnest als Subunternehmer mit einem Bauunternehmen ab oder erhältst Materialrechnungen vom Großhandel. Für solche inländischen B2B-Umsätze ist die E-Rechnung relevant: Seit 2025 ist der Empfang vorzusehen, 2027 und 2028 folgen weitere Ausstellungspflichten mit Ausnahmen. faktorly verbindet die Rechnungsdaten mit deinem Arbeitsablauf aus Angeboten, Projekten und Buchhaltung.

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Belegansicht in faktorly mit Rechnungsdokument und Feldern für Lieferant, Rechnungsnummer und Beträge — **Eingangsbelege im Überblick**Lieferant, Rechnungsdaten und Buchung zusammen prüfen.

Ausgang und Eingang verbinden.Leistungen abrechnen, Lieferantenrechnungen verarbeiten.

Fristen für inländische B2B-Umsätze · Stand: 18. Oktober 2026

Empfang und Ausstellung getrennt betrachten.

Eine einfache PDF-Datei ist noch keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Maßgeblich sind strukturierte, elektronisch verarbeitbare Daten. Die B2B-Pflicht betrifft grundsätzlich Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen; Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter diese Regelung. Grundlage ist § 14 UStG.

01
Seit 2025
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
02
Ab 2027
Die Ausstellung wird bei mehr als 800.000 € Vorjahresgesamtumsatz des Rechnungsausstellers grundsätzlich verpflichtend.
03
Ab 2028
Auch die umsatzabhängige Übergangsfrist für kleinere Rechnungsaussteller endet. Gesetzliche Ausnahmen gelten weiter.

E-Rechnungen erstellen: Das passende Format wählen

Der Ausgangspunkt bleibt deine Leistung: etwa die Montage einer Heizungsanlage, ein Trockenbauabschnitt oder ein zusätzlicher Arbeitseinsatz. Du erstellst die Rechnung mit Kunde, Positionen, Mengen und Preisen. Für die Ausgabe wählst du ein zum Auftraggeber passendes E-Rechnungsformat.

ZUGFeRD: PDF-Ansicht mit Rechnungsdaten

In faktorly kannst du Rechnungen als PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten erstellen. Dein Auftraggeber kann die PDF-Ansicht lesen und die strukturierten Daten mit geeigneter Software verarbeiten. Dein eigenes Logo und Briefpapier bleiben für die sichtbare Rechnung nutzbar. So verbindest du den gewohnten Auftritt deines Betriebs mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten.

ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3 und XML. Bildansicht und Datensatz müssen zusammenpassen; das erläutert das Forum elektronische Rechnung Deutschland. Für die umsatzsteuerliche E-Rechnung sind Version und Profil relevant, insbesondere sind MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen. Siehe die BMF-FAQ zu geeigneten Formaten.

XRechnung: Strukturierte XML-Ausgabe

Du kannst die Rechnung auch als XRechnung ausgeben. Dabei steht die strukturierte XML-Datei im Mittelpunkt. Ein Viewer oder die Software des Empfängers erzeugt daraus eine lesbare Darstellung. Das PDF-Briefpapier deines Betriebs ist kein Bestandteil dieses Formats. Die Rechnung kann daher beim Empfänger anders dargestellt werden als eine PDF-Rechnung.

Kläre insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern, welche Angaben und welcher Übertragungsweg benötigt werden. Eine Leitweg-ID erhältst du gegebenenfalls vom Auftraggeber. Das erklärt die Bundesverwaltung zur Leitweg-ID. Formatunterstützung und Einreichung im vorgegebenen Portal sind getrennte Schritte deines Ablaufs.

E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten

Im Handwerksbetrieb kommen Rechnungen aus verschiedenen Richtungen: vom Baustoffhandel, vom Maschinenverleih oder von einem anderen Gewerk. Lege intern fest, wo diese Dateien ankommen und wer sie prüft. Für den Empfang kann grundsätzlich ein E-Mail-Postfach ausreichen; entscheidend ist anschließend der verlässliche Umgang mit den Rechnungsdaten. Hinweise zum Empfang gibt das Bundesfinanzministerium.

In faktorly kannst du eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen importieren. Die Software zeigt die ausgelesenen Daten an. Prüfe Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Leistungsbeschreibung, bevor du die Rechnung als Eingangsrechnung übernimmst. Bei einer Materiallieferung gehört dazu auch der betriebliche Abgleich: Wurde die Ware tatsächlich geliefert und stimmen Menge und berechneter Preis mit deiner Bestellung überein?

Die Übernahme strukturierter Daten reduziert das erneute Abtippen, ersetzt aber nicht deine sachliche Prüfung. Ein formal lesbarer Beleg kann sich trotzdem auf einen falschen Auftrag oder eine noch nicht vollständig erbrachte Leistung beziehen. Richte deshalb einen Ablauf zwischen Baustelle und Büro ein: Die Person, die Material oder Leistung beurteilen kann, klärt Rückfragen vor der Buchung.

Angebot, Baustelle und Abrechnung verbinden

Die E-Rechnung ist ein Ausgabeformat deiner Abrechnung. Sie beginnt fachlich schon beim Angebot: Welche Arbeiten hast du beschrieben, welche Mengen vereinbart und welche Zusatzleistungen später abgestimmt? In faktorly kannst du Angebote zu Rechnungen weiterführen. Prüfe vor dem Versand, ob der abzurechnende Umfang dem tatsächlichen Auftrag entspricht. Unsere Unterseite zur Angebotserstellung für Handwerker führt durch diesen Ablauf.

Für die Ausführung legst du ein Projekt je Baustelle an und strukturierst die Arbeiten in Aufgaben. Dein Team erfasst die geleisteten Zeiten an diesen Aufgaben. Erledigte Aufgaben lassen sich mit ihrem hinterlegten Preis in die Kundenrechnung übernehmen. Wenn etwa nach der Montage weitere Anschlüsse beauftragt werden, führst du diese Arbeiten als eigene Aufgaben und Positionen mit. Achte bei der Abrechnung darauf, dieselbe Leistung nur einmal zu übernehmen.

Danach gibst du die geprüfte Rechnung im passenden Format aus. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Buchungen liegen in derselben Software; ein DATEV-Export unterstützt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Mehr dazu findest du unter Buchhaltungssoftware. Die Übersicht für Handwerker und Bauunternehmen verbindet Projekte, Zeiten und Abrechnung, während diese Seite den E-Rechnungsschritt vertieft.

Ein Arbeitsablauf für dein Team

Bei einer Elektroinstallation erhält das Büro die Angaben zu erledigten Aufgaben und freigegebenen Zusatzarbeiten. Daraus wird die Rechnung vorbereitet. Vor dem Versand werden Rechnungsdaten und Empfängervorgaben geprüft. So fließen Informationen aus der Baustelle in die strukturierte Abrechnung ein, statt erst beim Erstellen der Datei zusammengesucht zu werden.

Eigene Instanz in Deutschland

Dein Betrieb erhält eine eigene faktorly-Umgebung auf Servern in Deutschland. Darin verwaltest du Kunden, Angebote, Projekte und Buchhaltung. Der Einstieg beginnt bei 6,90 € pro Monat zzgl. MwSt. Die Preisseite beschreibt Leistungsumfang und Konditionen. Im Test kannst du den Ablauf mit einer Beispielbaustelle durchgehen.

Was du vor Versand und Buchung prüfen solltest

Auftraggeber und Rechnungsdaten

Prüfe Kundendaten, Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Mengen, Preise und steuerliche Angaben. Beschreibe zusätzliche Arbeiten so, dass ihr Bezug zum Auftrag erkennbar ist. Welche steuerlichen Angaben für eine konkrete Bauleistung erforderlich sind, hängt vom Einzelfall ab. Stimme besondere Konstellationen mit deiner Steuerberatung ab.

Format, Referenzen und Versandweg

Frage den Empfänger nach dem benötigten Format und nach Bestell-, Projekt- oder anderen Referenzen. Bei öffentlichen Aufträgen können eine Leitweg-ID und ein bestimmter Einreichungsweg erforderlich sein. Prüfe die Angaben vor dem Versand; eine vorhandene XML-Datei allein erledigt noch nicht die Übermittlung an das richtige Portal.

Daten und Belegaufbewahrung

Plane die Aufbewahrung der strukturierten Rechnungsdaten in deinem betrieblichen Verfahren ein. Ein Ausdruck oder eine alleinige Bildschirmansicht ersetzt diesen Datensatz nicht. Die GoBD-Anpassung des BMF behandelt die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Kläre außerdem, welche ergänzenden Unterlagen zu deinem Auftrag dazugehören.

Prüfung im Büro organisieren

Lege fest, wer Rechnungen importiert, wer die Leistung prüft und wer Rückfragen mit dem Lieferanten klärt. Teste den vollständigen Ablauf mit einem eigenen Beispiel, vom Eingang der Datei bis zur Buchung. Für Ausgangsrechnungen gehst du entsprechend vom abgeschlossenen Auftrag bis zur fertigen Datei und ihrem Versand vor.

Häufige Fragen zur E-Rechnung im Handwerk

Welche Fristen gelten für meinen Handwerksbetrieb?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für grundsätzlich betroffene inländische B2B-Umsätze wird die Ausstellung ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresgesamtumsatz des Rechnungsausstellers verpflichtend; ab 2028 endet auch die umsatzabhängige Übergangsfrist für kleinere Betriebe. Ausnahmen und besondere Übergangsregeln bleiben zu beachten. Für öffentliche Aufträge gelten eigene Vorgaben. Übergangsregeln in § 27 UStG

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Für Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 UStG besteht eine Ausnahme von der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. E-Rechnungen empfangen können müssen auch sie seit 2025. Bei öffentlichen Aufträgen prüfst du zusätzlich die Vorgaben des Auftraggebers; die B2B-Ausnahme beantwortet diese Frage nicht abschließend. Ausnahme nach § 34a UStDV

Was unterscheidet XRechnung von ZUGFeRD?

Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die eine Software lesbar darstellt. ZUGFeRD verbindet eine PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Nicht jede Version und jedes Profil erfüllt die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Entscheidend sind ein geeignetes Format und bei öffentlichen Aufträgen zusätzlich die Vorgaben des Empfängers. Formate im Detail vergleichen

Kann ich mein eigenes Layout und Briefpapier behalten?

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung kannst du dein Logo und Briefpapier für die PDF-Ansicht weiterverwenden. Die XML-Daten sind zusätzlich in der Datei enthalten. XRechnung ist dagegen ein strukturiertes Datenformat ohne eigenes PDF-Briefpapier. Die von einer Software erzeugte Darstellung kann deshalb anders aussehen.

Was bedeutet eigene Instanz bei faktorly?

Dein Betrieb arbeitet in einer eigenen faktorly-Umgebung für Kunden, Angebote, Projekte, Rechnungen und Buchhaltung. Die Instanz wird auf Servern in Deutschland betrieben. So kannst du die E-Rechnung im selben Arbeitsablauf wie die Verwaltung deiner Baustellen und die laufende Buchhaltung nutzen.

Wie starte ich den 30-Tage-Test?

Klicke auf „30 Tage kostenlos testen“ und richte deine Instanz ein. Probiere einen Beispielauftrag mit Angebot, Projekt und Rechnung aus oder importiere einen passenden Testbeleg. Du benötigst keine Zahlungsdaten. Der Test endet nach 30 Tagen automatisch.

Teste die E-Rechnung mit einem eigenen Auftrag

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