Angebot → Auftrag → Baustelle → Rechnung
Nach dem Ortstermin steht der Leistungsumfang fest: Material, Montage und die Arbeiten deines Teams. Erstelle daraus ein Angebot, behalte die Beauftragung im Blick und führe die Angaben bis zur Rechnung weiter – in derselben Software wie Projekte und Buchhaltung.
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Für Handwerksbetriebe, Bauunternehmen und Subunternehmer
Bei einer Badsanierung ist die Angebotserstellung ein anderer Arbeitsschritt als die spätere Baustellenplanung. Trotzdem brauchen beide dieselbe Grundlage: einen Kunden, einen klaren Leistungsumfang und die vereinbarten Preise. Diese Seite zeigt dir, wie du diese Angaben in faktorly aufbaust und im weiteren Ablauf verwendest.
Kunde, Leistungen, Mengen und Vorlage zusammenstellen.
Status pflegen, Umfang abstimmen, Aufgaben planen.
Angebot oder erledigte Aufgaben für die Rechnung nutzen.
Ein nachvollziehbares Angebot beantwortet die Fragen deines Kunden: Was wird ausgeführt, in welchem Umfang und zu welchem Preis? In faktorly stellst du diese Angaben im Angebotsformular zusammen. Für wiederkehrende Arbeiten kannst du auf gespeicherte Produkte und dein eingerichtetes Dokumentlayout zurückgreifen.
Wähle den Kunden für das Angebot und prüfe die Kontaktdaten. Gerade im Bau können Rechnungsadresse, Ansprechpartner und Baustellenadresse voneinander abweichen. Gib den Bezug zum Bauvorhaben deshalb in der Beschreibung eindeutig an, etwa „Sanitärinstallation, Bürogebäude Musterstraße“. Das hilft später bei Rückfragen und bei der Zuordnung zu einem Projekt. In der Kundenübersicht kannst du auch bisherige Angebote und Rechnungen zum Kunden ansehen.
Ergänze die benötigten Positionen mit Beschreibung, Menge und Preis. Gespeicherte Produkte erleichtern die Auswahl wiederkehrender Leistungen. Für einen Elektroauftrag können das die Installation von Steckdosen, die Montage von Leuchten und die Prüfung der Anlage sein. Beschreibe Material und Arbeitsleistung so, dass der Kunde den Umfang versteht. Prüfe bei einem neuen Angebot auch bekannte Positionen: Ein anderer Untergrund oder ein erschwerter Zugang kann einen anderen Aufwand bedeuten.
Hinterlege dein Logo oder dein Briefpapier und wähle eine passende PDF-Vorlage. So erscheinen Angebote und Rechnungen im Auftritt deines Betriebs. Die Vorlage gibt den Rahmen vor; die Beschreibung der konkreten Baustelle ergänzt du je Angebot. Kontrolliere vor dem Versand die Adressdaten, die Lesbarkeit längerer Positionstexte und den Platz für dein Briefpapier. Die Anleitung zu Logo, Briefpapier und PDF-Vorlagen erklärt die vorhandenen Einstellungen.
Lies das Angebot aus Sicht des Auftraggebers: Sind Mengen und Ausführung verständlich? Ist erkennbar, welche Arbeiten enthalten sind und welche noch abgestimmt werden müssen? Für einen Subunternehmer ist zusätzlich die Abgrenzung zum Leistungsumfang des Hauptunternehmens hilfreich. Kläre offene Punkte vor der Beauftragung und bringe das Angebot auf den vereinbarten Stand. Das schafft eine belastbare Grundlage für die Baustellenplanung und die spätere Abrechnung.
Ein versendetes Angebot ist noch kein fest eingeplanter Baustellenstart. Behalte den Status deiner Angebote im Blick und aktualisiere ihn entsprechend dem tatsächlichen Bearbeitungsstand. Prüfe zum Beispiel nach einem Kundengespräch, ob noch eine Entscheidung aussteht, eine Anpassung nötig ist oder der Auftrag erteilt wurde. Eine gepflegte Übersicht hilft dir, Rückfragen vorzubereiten und die nächsten Schritte zu planen.
Für die Nachverfolgung lohnt sich ein fester Ablauf im Büro. Schau regelmäßig nach Angeboten, zu denen noch keine Entscheidung vorliegt. Besprich mit dem Kunden die offenen Punkte und halte anschließend den Stand aktuell. Die Angaben sollen den realen Kontakt mit dem Auftraggeber widerspiegeln. Erst wenn der Umfang geklärt ist, planst du den Auftrag verbindlich für die Ausführung ein.
Wünscht der Kunde eine Änderung, etwa andere Sanitärobjekte oder zusätzliche Steckdosen, prüfe die betroffenen Positionen und den Preis erneut. Stelle sicher, dass ihr über dieselbe Fassung sprecht. Bei einer teilweisen Beauftragung ist die Unterscheidung besonders wichtig: Die angefragte Gesamtleistung und der tatsächlich beauftragte Umfang können voneinander abweichen. Übernimm für die weitere Planung die vereinbarten Leistungen.
Wenn der Kunde beauftragt, wird aus der Leistungsbeschreibung die Grundlage für die Ausführung. Lege in faktorly ein Projekt für die Baustelle an und ordne es dem Kunden zu. Übertrage die beauftragten Leistungen in passende Aufgaben. Bei einer Badsanierung könnten das Demontage, Rohinstallation und Endmontage sein. So bekommt das Team überschaubare Arbeitsschritte mit Status und Termin.
Die Angebotsposition und die Aufgabe erfüllen unterschiedliche Zwecke. Im Angebot erklärst du dem Kunden die Leistung und den Preis. In den Aufgaben organisierst du die tatsächliche Arbeit. Eine umfangreiche Position kann daher mehrere Aufgaben erfordern. Prüfe diese Aufteilung bewusst, statt jede Angebotszeile ohne weitere Planung als Arbeitsschritt zu behandeln. Auf der Seite zum Projektmanagement mit Aufgaben und Zeiterfassung findest du die dazugehörigen Funktionen.
Dein Team erfasst die geleisteten Zeiten an den Aufgaben. Damit bleibt der Aufwand einer Baustelle zugeordnet, auch wenn Mitarbeiter an einem Tag zwischen zwei Aufträgen wechseln. Geplanter und gebuchter Aufwand helfen dir bei der laufenden Kontrolle. Entsteht eine zusätzliche Leistung, halte sie als eigene Aufgabe fest und stimme ihre Beauftragung und ihren Preis mit dem Kunden ab.
Illustratives Beispiel · Sanitärbetrieb
| Vereinbarte Leistung | Aufgabe auf der Baustelle | Vor der Abrechnung prüfen |
|---|---|---|
| Vorhandene Ausstattung ausbauen | Demontage und Vorbereitung | Leistungsumfang und Abschluss |
| Neue Leitungen verlegen | Rohinstallation | Gebuchten Aufwand und Aufgabenpreis |
| Zusätzlichen Anschluss herstellen | Separat abgestimmte Zusatzarbeit | Beauftragung, Ausführung und Preis |
Die Zuordnung zeigt einen möglichen betrieblichen Ablauf. Du legst Projekte und Aufgaben passend zu deinem Auftrag und deinem Team an.
Für die Abrechnung stehen dir die Angaben aus dem Angebot und die erledigten Aufgaben des Projekts zur Verfügung. Entscheidend ist, welche Leistungen du mit dem Kunden vereinbart hast und welche davon jetzt abgerechnet werden sollen.
Wenn die vereinbarte Leistung wie angeboten ausgeführt wurde, kannst du das Angebot in eine Rechnung überführen. Die vorhandenen Positionen bilden den Ausgangspunkt. Prüfe vor dem Versand Mengen, Preise, Empfänger und Leistungsbeschreibung. Änderungen während der Ausführung müssen sich auch in der Abrechnung wiederfinden. Ein geändertes Angebot oder zusätzlich vereinbarte Arbeiten solltest du deshalb bei diesem Schritt gezielt berücksichtigen.
Für projektbezogene Arbeiten kannst du erledigte Aufgaben mit ihrem hinterlegten Preis direkt in die Kundenrechnung übernehmen. Das passt beispielsweise zu einem zusätzlichen Montageeinsatz oder zu Leistungen, die du über Aufgaben organisiert hast. Prüfe dazu gebuchte Zeiten, Aufgabenpreis und vereinbarte Abrechnung. Achte darauf, dass dieselbe Leistung nicht gleichzeitig aus dem Angebot und aus einer Projektaufgabe in die Rechnung gelangt.
Das Angebot beschreibt die geplante Leistung. Nach der Ausführung steht die Rechnung im Mittelpunkt. In faktorly kannst du Rechnungen als PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten oder als XRechnung ausgeben. Kläre bei einem gewerblichen Auftraggeber oder einer Behörde, welches Format und welcher Übermittlungsweg für den Auftrag erwartet wird. Die einzelnen Möglichkeiten erläutert unsere Seite zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Die E-Rechnung für Handwerker und Bauunternehmen erläutert Fristen, Formate und den Ablauf zwischen Baustelle und Buchhaltung.
Auch Materialrechnungen und andere Eingangsbelege gehören zum Auftrag und zum Geschäftsablauf deines Betriebs. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen kannst du importieren, prüfen und als Eingangsrechnungen weiterverarbeiten. Die laufende Buchhaltung liegt in derselben Software wie Angebote, Rechnungen und Projekte. So musst du für den nächsten Arbeitsschritt nicht zwischen voneinander getrennten Anwendungen wechseln.
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht ein DATEV-Export bereit. Weitere Funktionen und den Aufbau der Buchhaltung findest du auf der Seite zur Buchhaltungssoftware. Dein Betrieb arbeitet in einer eigenen Instanz auf Servern in Deutschland. Der Einstieg liegt bei 6,90 € pro Monat zzgl. MwSt.; prüfe den Leistungsumfang und die Konditionen auf der Preisseite.
Ja. Du kannst dein Logo oder ein eigenes Briefpapier hinterlegen und eine passende PDF-Vorlage auswählen. Gespeicherte Produkte helfen dir, wiederkehrende Leistungen als Positionen zu übernehmen. Prüfe bei jedem neuen Angebot Mengen, Preise und Leistungsbeschreibung: Eine Vorlage liefert den Ausgangspunkt, der konkrete Umfang gehört zum jeweiligen Auftrag.
Pflege den Status am Angebot passend zum Bearbeitungsstand. Prüfe nach einem Kundengespräch, ob eine Entscheidung vorliegt oder noch eine Anpassung nötig ist. So bleibt deine Übersicht für die weitere Planung nutzbar. Halte bei Änderungen außerdem fest, welche Fassung und welche Leistungen der Kunde tatsächlich beauftragt hat.
Ja. Angebote lassen sich in faktorly zu Rechnungen weiterführen. Prüfe vor dem Versand, ob Positionen, Mengen und Preise mit der tatsächlich abzurechnenden Leistung übereinstimmen. Bei einer Abrechnung aus Projektaufgaben übernimmst du die erledigten Aufgaben mit ihrem hinterlegten Preis und achtest darauf, dieselbe Leistung nur einmal abzurechnen.
Beschreibe zusätzliche Arbeiten mit ihrem Bezug zum ursprünglichen Auftrag und stimme Umfang und Preis mit dem Kunden ab. Halte sie als eigene Positionen und bei der Ausführung als Aufgaben im Baustellenprojekt fest. Prüfe bei der Rechnungserstellung, welche Zusatzleistungen beauftragt und bereits ausgeführt wurden. So bleibt die Abgrenzung zum ersten Angebot nachvollziehbar.
Auch als Kleinunternehmer kannst du Kunden, Leistungspositionen und Angebote in faktorly verwalten. Stimme die steuerlichen Einstellungen und die verwendeten Dokumenttexte auf deinen Betrieb ab und prüfe sie vor dem Versand. Für den Einstieg kannst du eine eigene Vorlage und einen Beispielauftrag im 30-Tage-Test durchspielen; Zahlungsdaten sind dafür nicht erforderlich.
Wähle einen Beispielkunden, ergänze typische Leistungen deines Betriebs und richte dein Briefpapier ein. Prüfe anschließend, wie du den Auftrag als Projekt organisierst und eine Rechnung vorbereitest. Dafür stehen dir 30 kostenlose Testtage zur Verfügung.
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