Bevor es faktorly gab, haben wir eine Agentur betrieben. Mitte der 2010er Jahre, eine überschaubare Truppe aus Entwicklern und Designern, Kunden mit Stundenkontingenten und Projekten, die selten so liefen wie geplant. Die Arbeit hat Spaß gemacht. Das Abrechnen nicht.
Unser Monatsende sah so aus
Anfang des Monats ging es los. Einer von uns hat die Stunden zusammengetragen: eine Excel-Tabelle mit einem Blatt pro Person, dazu das, was in Kalendern und Mails stand. Daraus wurde eine zweite Tabelle nach Kunden sortiert, und aus dieser zweiten Tabelle haben wir die Rechnungen getippt.
Zwei Tage im Monat, manchmal drei. Immer in derselben Woche, in der auch sonst alles gleichzeitig kam.
Störender als der Aufwand waren die Lücken. Wer krank war, hat seine Woche hinterher aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Kleinere Arbeiten zwischendurch hat oft niemand notiert. Am Ende stand eine Zahl in der Tabelle, die niemand mehr wirklich prüfen konnte. Wie viele Stunden uns in diesen Jahren durchgerutscht sind, haben wir nie nachgerechnet.
Dazu kamen die Rückfragen. „Was genau war das, diese 12 Stunden Beratung im März?“ Eine berechtigte Frage, auf die wir nicht sofort antworten konnten, weil die Antwort in einem anderen Dokument stand als die Rechnung.
Woran es wirklich lag
Lange dachten wir, es fehle an Disziplin. Also gab es neue Regeln: Stunden täglich eintragen, ins richtige Blatt, mit Projektkürzel. Das hielt ein paar Wochen.
Irgendwann haben wir verstanden, dass nicht die Leute das Problem waren, sondern der Weg. Zwischen der Arbeit und der Rechnung lagen drei Systeme und zwei manuelle Überträge. Jeder Übertrag ist eine Gelegenheit, etwas zu vergessen oder zu vertippen. Aus 3:45 wird in einer Tabelle schnell 3,45 Stunden, und niemand merkt es, bis der Kunde nachrechnet.
Wer die Überträge streicht, streicht die Fehlerquelle. Das war der Moment, in dem wir angefangen haben, uns etwas Eigenes zu bauen. Daraus ist später faktorly geworden.
Wie wir es heute machen
Zeiten hängen bei uns an einer Aufgabe, die Aufgabe hängt an einem Projekt, das Projekt gehört zu einem Kunden. Ein Eintrag besteht aus Datum, Start, Ende und Pause, die Dauer rechnet die Software aus. In der Übersicht steht neben jeder Buchung, zu welcher Aufgabe und zu welchem Projekt sie gehört.
Parallel laufen zwei Dinge nebeneinander, die sich gerne vermischen und deshalb getrennt gehören: die reine Arbeitszeit inklusive Pausen, aus der am Monatsende der Arbeitszeitbericht je Mitarbeiter entsteht, und die Zeit auf einer konkreten Kundenaufgabe.
Für alles, was zwischendurch passiert, gibt es einen Timer oben in der Kopfleiste. Starten, machen, stoppen. Gerade die kurzen Sachen sind früher am häufigsten untergegangen.
Der Schritt, der uns die zwei Tage zurückgegeben hat
Beim Schreiben der Rechnung holst du dir die erledigten Aufgaben direkt in den Beleg. Projektname, Aufgabe, Enddatum und der hinterlegte Preis wandern als Position hinein. Kein Abtippen, keine zweite Tabelle.
Damit das aufgeht, braucht jede Aufgabe zwei Angaben: einen Preis, entweder als Festpreis oder aus Stundensatz mal geplantem Aufwand, und den gebuchten Aufwand. Diese zweite Zahl ist übrigens die ehrlichste Kalkulationshilfe, die wir kennen. Wenn du drei Projekte hintereinander siehst, dass „Feedback einarbeiten“ jedes Mal vier Stunden statt einer dauert, kalkulierst du das vierte Projekt anders. Uns hat das damals mehr über unsere Preise beigebracht als jede Excel-Auswertung.
Was sich seitdem geändert hat
Der Effekt, den wir am meisten unterschätzt hatten: Arbeit, die am selben Tag gebucht wird, taucht auch auf der Rechnung auf. Nicht erfasste Stunden werden nie bezahlt, und zwar bei niemandem.
Rückfragen sind heute eine Sache von Sekunden, weil hinter jeder Position eine Aufgabe mit Datum und Beschreibung steht. Und das Monatsende ist ein normaler Arbeitstag geworden, weil die Vorarbeit über den Monat verteilt schon passiert ist.
Ehrlich bleiben wollen wir trotzdem: Buchen muss weiterhin jemand. Eine Software, die Stunden errät, gibt es nicht. Aber der Weg von der Buchung zur Rechnung dauert jetzt Sekunden statt zwei Tage, und das ist der Unterschied, der die Disziplin überhaupt erst möglich macht.
Und danach: E-Rechnung ohne Extraschritt
Weil die Rechnung im selben System entsteht, ist der Versand gleich miterledigt. Du gibst sie als PDF mit eingebettetem ZUGFeRD oder als XRechnung aus, was spätestens mit der E-Rechnungspflicht für die meisten Betriebe relevant wird. Zahlungseingänge landen an der Rechnung, offene Posten im Mahnwesen.
Fünf Dinge, die wir gerne früher gewusst hätten
- Täglich buchen schlägt monatlich rekonstruieren. Fünf Minuten am Feierabend sind genauer als zwei Stunden Erinnerungsarbeit.
- Aufgaben klein schneiden. „Website“ ist keine Aufgabe, „Startseite: Hero-Bereich umsetzen“ schon. Und sie lässt sich einem Kunden erklären.
- Den Preis sofort an die Aufgabe hängen, nicht erst beim Schreiben der Rechnung.
- Arbeitszeit und Kundenzeit sauber trennen. Anwesenheit gehört in den Arbeitszeitbericht, alles andere auf die Aufgabe.
- Den Timer für kurze Arbeiten nutzen. Die fallen sonst als Erstes hinten runter.
Wenn du es ausprobieren willst
Alles davon steckt in der faktorly Business Cloud: Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung auf der einen Seite, Rechnungsprogramm und laufende Buchhaltung auf der anderen, in einer Instanz ohne Schnittstelle dazwischen.
Unser Tipp: Leg ein Projekt mit zwei, drei Aufgaben an und buche eine Woche lang deine Zeiten darauf. Die erste Rechnung, die sich per Klick aus den Aufgaben zusammensetzt, sagt mehr als jede Funktionsliste.